Proje yönetimi, bir projeyi baştan sona yönetme sürecidir. O içerir hedeflerin belirlenmesiplanlama, sorumluluklar ve kaynaklar atama, ilerlemeyi ölçme, ortaya çıkan riskleri ve sorunları belirleme, gerektiğinde düzeltici önlem alma ve nihayetinde istenen sonucu zamanında teslim etme. Proje yöneticileri, süreçlerden veya araçlardan çok insanları yönetmeye odaklanır. Genellikle her iki ekip üyesinin de işlerini iyi yapmak için ihtiyaç duyduklarını teslim etmelerinin yanı sıra genel projeyi başarıyla tamamlamalarından da sorumludurlar.
Proje türleri
Projelerin iki ana türü vardır: belirli bir süreye sahip kısa vadeli projeler (bir ev inşa etmek gibi) ve uzun vadeli stratejik girişimler (bir uçak inşa etmek gibi). Bu farklı proje türlerini etkin bir şekilde yönetmek için farklı beceri setlerine ihtiyacınız olacak. Örneğin, kısa vadeli bir proje yönetiyorsanız, ana hedeflerinizden biri işi zamanında ve bütçe dahilinde halletmek olacaktır. Uzun vadeli bir stratejik girişimi yönetiyorsanız, herkesin ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahip olduğundan ve çalışmalarının kurumsal hedeflerle uyumlu olduğundan emin olmanız gerekir.
Proje yönetimi, işlerin verimli ve etkili bir şekilde yapılmasıyla ilgilidir. Bir hedefi tamamlamak için gerekli tüm adımların atıldığından emin olmak için sistematik bir yaklaşımdır. Proje yönetiminin iki ana bileşeni vardır: proje planlama ve proje yürütme.
Proje planlaması, bir şeyi nasıl yapacağınıza dair bir plan oluşturma anlamına gelir; ayrıntılı bir program oluşturmayı, kaynakları (insan, finansal, teknik) tanımlamayı ve proje kapsamını tanımlamayı içerir. Proje yürütme, planın fiilen yürütülmesi anlamına gelir; programı takip eden, görevlerini yerine getiren ve vaat ettiklerini yerine getiren bölüm yöneticilerini içerir. Bir proje yöneticisi bu faaliyetlerin her ikisinde de yer alacaktır: hedeflerin ve kaynakların belirlenmesi, sorumlulukların tahsis edilmesi, ilerlemenin izlenmesi, kalite kontrolünün sağlanması vb.
Proje yönetimi, bir organizasyonun her bölümünde yer alır. Örneğin, yeni ürünler geliştirmek, araştırma ve geliştirme (Ar-Ge) yürütmek, organizasyon içinde değişiklikleri uygulamak, bir gökdelen inşa etmek veya tüm bir şirketi yeniden yapılandırmak için geçerlidir. Bir spor takımı oluşturmak gibi şeyler için bile geçerlidir. Bu, üzerinde çalıştığınız proje türüne bağlı olarak proje yönetiminin çok farklı olacağı anlamına gelir.
Her proje benzersizdir, bu nedenle her duruma uygulanan standart proje yönetimi metodolojileri yoktur. Bu, projeleri etkin bir şekilde yönetmek için her kuruluşun kendi yaklaşımını geliştirmesi ve özel bir metodoloji oluşturması gerektiği anlamına gelir. Tüm organizasyonlar arasındaki tek ortak nokta, proje yöneticileri tarafından kullanılan araçlar ve tekniklerdir; bunlar şunları içerir: Gantt çizelgeleri, PERT şemaları, kontrol listeleri vb.
Proje yöneticileri ayrıca projelerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için doğru proje yönetimi metodolojilerini kullanmak, doğru araçları uygulamak ve doğru kontrol süreçlerini seçmek de dahil olmak üzere çok çeşitli teknikler kullanır.
Bir proje yöneticisi için en önemli beceriler liderlik, iletişim ve kişilerarası becerilerdir. Etkili proje yöneticileri, bir ekibi motive etme, organize etme ve yönetme konusunda da iyidir.
Etkili bir proje yöneticisi olmak için organizasyonun hedeflerini, iş süreçlerini ve kültürünü anlamanız gerekir; bu da organizasyon içinde işlerin nasıl yürüdüğüne dair içeriden bilgi sahibi olmanız gerektiği anlamına gelir.
Proje Yönetimi kuruluşlar için esastır çünkü hedeflerine maliyet etkin bir şekilde, daha az riskle ve zamanında ulaşmalarına yardımcı olur. Organizasyonel hedefler genellikle iki geniş kategoriye ayrılır: iş hedefleri ve proje hedefleri.
İş hedefleri, yıl için genel organizasyonel hedeflere ulaşmakla ilgilidir; bunlara pazar payını artırmak, geliri artırmak veya maliyetleri azaltmak gibi şeyler dahildir. Proje hedefleri, belirli projeler içinde daha acil organizasyonel hedeflere ulaşmakla ilgilidir; bunlar bir binayı tamamlamak, yeni bir ürün başlatmak veya üretim maliyetlerini azaltmak gibi şeyleri içerir.
Proje yöneticilerinin temel sorumluluğu, kuruluşlarının hedeflerine verimli bir şekilde ulaşılmasını sağlamaktır. Bu, her türlü projeyi (işle ilgili ve teknik) uygun maliyetli bir şekilde yönetmeleri ve zamanında teslim etmeleri gerektiği anlamına gelir.
Proje yöneticileri, proje hedeflerini belirleme ve değerlendirmeyi, iş faaliyetlerini planlamayı, uygulamayı denetlemeyi, ilerlemeyi izlemeyi ve sonuçları ölçmeyi içeren projelerin genel kontrolünden sorumludur. Proje yönetimi, bir projenin başladığı andan bitene kadar her şeyin yolunda gitmesini sağlamak için dahil edilir. Önemlidir çünkü kuruluşların hedeflerine verimli bir şekilde ulaşmalarına yardımcı olur.
Proje yönetiminin önemi, hemen hemen her şirketin kendi organizasyonu içinde bir yerde bir proje yöneticisi olacağı gerçeğinden anlaşılmaktadır. Çoğu durumda bu kişilerin kim olduğunu belirlemek zor olabilir, bu nedenle bu bölüm farklı türdeki proje yöneticilerine ve bunların rollerine ve sorumluluklarına bakar.
Bir Proje Yöneticisi, muhtemelen birden fazla ekip de dahil olmak üzere, bir projeyi denetleme konusunda nihai sorumluluğa sahiptir.
Bir Proje Yöneticisi, ekibini yönetmekten ve hedeflerin karşılanmasını ve teslimatların zamanında tamamlanmasını sağlamaktan sorumludur. Bir Proje Yönetimi derecesi, o sektörde önemli deneyime ve önemli liderlik becerilerine sahip olması gereken Mühendislik Proje Yöneticileri için son derece faydalı olabilir. Yüksek vasıflı proje yöneticileri ayrıca üst düzey yönetim rollerini üstlenmeyi veya operasyonlar veya finans gibi belirli bir bölümün Kurumsal PMO lideri olmayı seçebilir. Belki de bu işle bağlantılı yüksek maaş nedeniyle, bu konuda bilgi edinmek için lisansüstü eğitime kaydolan daha fazla öğrenci var, dünya çapındaki kolejlerde bu becerileri öğrettikleri kurs teklifleri genişliyor ve bu mesleğin büyümesini çok hızlı bir şekilde artırıyor. Proje Yöneticisi olmak, kuruluşunuzun başarıya ulaşmasına yardımcı olma şansı olabilir ve maaş, ailenizi desteklemek için harika bir yoldur. Kendimizi ilaç şirketlerinde, imalat, mühendislik ve inşaat odaklı işletmelerde, BT/yazılım firmalarında veya yeni bir yazılım sisteminin oluşturulması ve tanıtılması gibi teslim edilebilir hedefleri olan karmaşık projeleri olan herhangi bir endüstride bu profesyonelleri ararken bulabiliriz.
Farklı Proje Yöneticisi türleri:
Proje Müdürü - Bu, kuruluşlar arasında kullanılan en yaygın unvanlardan biridir. Bir organizasyondaki proje yöneticisi, üstlenilen her türlü projeyi yönetmekten tipik olarak sorumlu olacaktır, bu nedenle genel veya çoklu proje yöneticisi olarak da bilinir. Projelerin teknik veya iş odaklı olması fark etmez; proje yöneticisi, organizasyon içinde yürütülen her türlü projeden sorumlu olmaya devam edecektir.
Tüm genel/çoklu proje yöneticileri, aşağıdakileri içeren benzer sorumluluklara sahiptir: - Proje hedeflerine ulaşmak için ne yapılması gerektiğini belirlemek - Verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için iş faaliyetlerini organize etmek - Gerekli olanın sağlandığından emin olmak. Kaynaklar (insan gücü, para ve malzeme) gerektiğinde kullanılabilir - Projenin bütünlüğünü korumak ve organizasyon içindeki diğer alanları etkilemediğinden emin olmak için tüm riskleri yönetmek - Projeye dahil olan herkesin rolünü anlamasını sağlamak - İlerlemeyi rapor etmek üst yönetime ve paydaşlara ve düzenli proje raporları sağlamak
Proje Yöneticisi – Teknik – Bu tür proje yöneticisi, bir kuruluştaki teknik projeleri yönetmekten sorumludur. Bazı durumlarda, program yöneticileri veya ürün yöneticileri olarak da bilinirler. Diğer proje yöneticileri gibi projeleri yönetmekten sorumlu olabilseler de, ana odak noktaları genellikle bu projelerin teknik yönleridir. Örneğin, bir teknik proje yöneticisi, mevcut bir ürünün yeni bir versiyonunu ortaya çıkarmaktan veya müşterilere satılacak yepyeni ürünler geliştirmekten sorumlu olabilir.
Çoğu durumda, hem proje yöneticisi hem de teknik proje yöneticisi olan bir kişiye sahip olmak mümkündür. Temel fark, teknik proje yöneticisinin ürünlerin fiili gelişimine daha fazla dahil olurken, çok yönlü proje yöneticilerinin hedeflere ulaşılmasını ve projelerin bütçe dahilinde ve zaman içinde teslim edilmesini sağlamaya daha fazla odaklanacak olmasıdır.
Proje Yöneticisi – İşletme – Bir iş proje yöneticisi, genellikle bir organizasyonun iç işleyişini iyileştirmeyi amaçlayan projeleri yönetmekten sorumlu olacaktır. Bu, yeni politikalar veya prosedürler geliştirmeyi, iyileştirmelerin yapılabileceği alanları vurgulamayı ve kuruluş içinde değişiklikleri uygulamayı içerebilir.
İş proje yöneticileri, üst yönetim ekibi gibi kuruluşlarındaki diğer üyelerle çok yakın çalışır. Kaydedilen herhangi bir ilerleme ve uygulanan değişikliklerin etkisi hakkında düzenli olarak rapor vermeleri istenecektir.
İş proje yöneticileri, özellikle bir organizasyonun iş operasyonlarını geliştirmeye odaklanmış olsalar da, genel/çoklu proje yöneticilerine çok benzer bir role sahip olacaklardır. Ürünlerin fiili oluşumunda yer almasalar da, iş proje yöneticileri bir organizasyonun alt çizgisini iyileştirmede etkili olabilir.
Proje Yöneticisi – Pazarlama – Bir pazarlama proje yöneticisi, genellikle belirli bir ürün veya hizmeti tanıtmak için yeni kampanyalar geliştirir. Diğer herhangi bir proje yöneticisi türünde olduğu gibi, tüm proje hedeflerine ulaşıldığından emin olmak ve proje boyunca ilerlemeyi izlemek zorunda kalacaklardır.
Pazarlama proje yöneticileri, bir kuruluşta, özellikle pazarlama ve satış departmanlarındakiler olmak üzere, bir dizi başka kişiyle yakın çalışma eğilimindedir. Ana hedeflerinden biri, yönettikleri ürün veya hizmetleri tanıtmaktır.
Çoğu durumda, pazarlama proje yöneticilerinin bir proje teklifi geliştirmesi gerekecektir. Bu, bir kuruluş tarafından kullanılan pazarlama planı ve pazarlamanın önerilen değişiklikten nasıl yararlanacağı hakkında bilgi içermesi bakımından diğer proje tekliflerine benzer.
Raporlarına finansal rakamlar eklemenin yanı sıra, pazarlama projesi yöneticilerinin başarıyı ölçmek için kullanılacak metrikleri de belirtmeleri gerekmektedir. Örneğin, bir pazarlama proje yöneticisi, bir kuruluş için yeni bir reklam kampanyası geliştirebilir. Bu kampanyanın başarısını belirlemek için müşteri tutma istatistikleri ve dönüşüm oranları dahil olmak üzere bir dizi farklı ölçüm kullanabilirler.
Proje Yöneticisi – BT – Yeni BT ürünlerinin piyasaya sürülmesini planlamak, yönetmek ve koordine etmek için genellikle bir bilgi teknolojisi proje yöneticisine ihtiyaç duyulacaktır. Çoğu durumda bu, bir kuruluş tarafından kullanılan yepyeni bir yazılım veya donanım geliştirme döngüsünün yönetilmesini içerebilir.
BT proje yöneticileri, teknik geliştirme ekibi gibi organizasyonlarındaki diğer kişilerle çok yakın çalışacaklardır. İlerlemeyi izlemeleri ve hedeflerin karşılanmasını ve teslimatların zamanında tamamlanmasını sağlamaları istenecektir.
BT proje yöneticilerinin başarılı olduklarından emin olmak için bir takım farklı sorumlulukları olacaktır. Bunlar, üst yönetimin kaydedilen tüm ilerlemelerle ilgili güncel tutulmasını içerir.
Proje Yöneticisi – İnşaat – Yeni bir bina veya altyapı projesinin geliştirilmesini yönetmek için genellikle bir inşaat proje yöneticisine ihtiyaç duyulacaktır. Bu, tek bir evden, yollar ve köprüler gibi büyük kamu işleri projelerine kadar her şeyi içerebilir.
İnşaat proje yöneticilerinin daha önce genel/çoklu proje yöneticisi olarak deneyim sahibi olmaları gerekmez. Ancak, inşaat sektöründe daha önce deneyim sahibi olmaları ve büyük projelerin belirli yönlerinin nasıl çalıştığını bilmeleri gerekecektir. Ayrıca kaynaklarını etkin bir şekilde yönetebilmeleri gerekecektir. Bu, projenin yeniden planlanması ve/veya kesilmesi gibi zor kararlar vermeyi gerektirebilir.
Proje Yöneticisi – Araştırma ve Geliştirme – Bir şirket içinde yeni ürünlerin geliştirilmesini koordine etmek için tipik olarak bir araştırma ve geliştirme proje yöneticisine ihtiyaç duyulacaktır. Bu yeni ürünleri geliştirirken genellikle belirli bir şirket stratejisini izlemeleri gerekecektir. Bu stratejiyi proje planlarının temeli olarak kullanacaklar ve tüm önemli kilometre taşlarına uygun olarak tüm proje hedeflerine ulaştıklarından emin olacaklar.
Araştırma ve geliştirme proje yöneticileri hem teknik uzmanlarla hem de üst yönetimle çok yakın çalışacaklardır. İlerlemeyi gözden geçirmek ve proje için yeni fikirler için beyin fırtınası yapmak için bu gruplarla düzenli olarak görüşmeleri gerekecek.
Proje Yöneticisi – Mühendislik – Bir mühendislik proje yöneticisi, bir organizasyon içindeki mühendislik projelerini veya süreçlerini planlamak, yönetmek ve koordine etmekten sorumludur.
Bir proje yönetimi derecesi, mühendislik proje yöneticileri için son derece faydalı olabilir, çünkü bu yeterlilik onlara geniş bir beceri ve bilgi yelpazesi sağlayacaktır. Proje yönetimi dereceleri tipik olarak ekip çalışması, planlama ve metodoloji ile ilgili modülleri içerir. Bu becerilere ek olarak, bir mühendislik proje yöneticisi, içinde çalıştıkları belirli endüstride önemli deneyime sahip olmalıdır.
Proje Yöneticisi – Teknoloji – Bir teknoloji proje yöneticisinin genellikle bir şirket içinde yeni teknolojilerin gelişimini planlamak, yönetmek ve koordine etmek için gerekli olacaktır. Bu, yeni yazılım veya donanım teknolojileri geliştirmeye kadar her şeyi içerebilir.
Bir proje yönetimi derecesi, teknoloji proje yöneticileri için son derece faydalı olabilir, çünkü bu yeterlilik, öğrencileri projenin herhangi bir boyutunu yönetmek için gereken beceri ve bilgiyle donatmak için tasarlanmıştır. Teknoloji proje yöneticileri tipik olarak belirli bir alanda çalışacak ve genellikle bu alanda önemli deneyime sahip olmaları gerekmektedir.
“Bir proje yöneticisi ekibi yönetmekten ve hedeflere ulaşılmasını ve teslimatların zamanında tamamlanmasını sağlamaktan sorumludur.” Belirli bir ürün veya hizmetin üretimini yönetmeye ek olarak, belirli proje yönetimi rolleri, proje ve hedefleri hakkında net bir anlayışa sahip olmalarını sağlamak için yöneticilerinin dış paydaşları yönetmesini de gerektirebilir. Proje yönetimi son derece çeşitli bir meslektir ve herhangi bir insan, para, kaynak ve malzeme kombinasyonunu koordine etmeyi içerebilir. Her farklı rol, projelerinin başarılı olmasını sağlamak için proje yöneticilerinin belirli becerilere sahip olmasını gerektirecektir.
Proje Yönetimi – Liderlik – Bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için genellikle bir projenin liderliğini yönetmek için bir liderlik proje yöneticisine ihtiyaç duyulacaktır.
Son Düşüncelerimiz
Proje yönetimi, herhangi bir insan, para, kaynak ve malzeme kombinasyonunu koordine etmeyi içeren çeşitli bir meslektir. İster mühendislikte, ister BT/yazılım firmalarında ya da yeni yazılım sistemlerinin oluşturulması ve tanıtılması gibi teslim edilebilir hedefler gerektiren karmaşık projelere sahip başka herhangi bir sektörde çalışıyor olun: proje yönetimi, çabalarınızın başkaları tarafından takdir edildiği son derece tatmin edici bir iş olabilir. Proje yöneticileri aynı zamanda çoğu meslekten daha yüksek maaş alırlar – ve bu sadece sizin için bir kariyer olabilir!
