Ang pamamahala ng proyekto ay ang proseso ng pamamahala ng isang proyekto mula simula hanggang matapos. Kasama dito pagtatakda ng mga layunin, pagpaplano, pagtatalaga ng mga responsibilidad at mapagkukunan, pagsukat ng pag-unlad, pagtukoy ng mga panganib at isyu habang umuusbong ang mga ito, nagsasagawa ng pagwawasto kung kinakailangan, at sa huli ay naibibigay ang nais na resulta sa oras. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay higit na nakatuon sa pamamahala ng mga tao kaysa sa mga proseso o tool. Madalas silang responsable sa pagtiyak na ang mga miyembro ng koponan ay naghahatid ng kung ano ang kailangan nila upang magawa ang kanilang trabaho nang maayos pati na rin ang matagumpay na pagkumpleto ng pangkalahatang proyekto.
Mga uri ng mga proyekto
Ang mga proyekto ay may dalawang pangunahing uri: mga panandaliang proyekto na may tinukoy na takdang oras (tulad ng pagtatayo ng bahay) at pangmatagalang strategic na mga hakbangin (tulad ng paggawa ng eroplano). Upang mabisang mapangasiwaan ang iba't ibang uri ng mga proyektong ito, kakailanganin mo ng iba't ibang skillsets. Halimbawa, kung ikaw ay namamahala ng isang panandaliang proyekto, isa sa iyong mga pangunahing layunin ay upang magawa ang trabaho sa oras at sa loob ng badyet. Habang kung namamahala ka ng isang pangmatagalang strategic na inisyatiba, kakailanganin mong tiyakin na ang lahat ay may mga mapagkukunang kailangan nila at na ang kanilang trabaho ay naaayon sa mga layunin ng organisasyon.
Ang pamamahala ng proyekto ay tungkol sa paggawa ng mga bagay sa isang mahusay at epektibong paraan. Ito ay isang sistematikong diskarte upang matiyak na ang lahat ng mga kinakailangang hakbang ay ginawa upang makumpleto ang isang layunin. Ang pamamahala ng proyekto ay may dalawang pangunahing bahagi: pagpaplano ng proyekto at pagpapatupad ng proyekto.
Ang pagpaplano ng proyekto ay tumutukoy sa paglikha ng isang plano kung paano mo gagawin ang isang bagay; kabilang dito ang paglikha ng isang detalyadong iskedyul, pagtukoy ng mga mapagkukunan (tao, pananalapi, teknikal) at pagtukoy sa saklaw ng proyekto. Ang pagpapatupad ng proyekto ay tumutukoy sa aktwal na pagsasakatuparan ng plano; ito ay nagsasangkot ng mga tagapamahala ng linya na sumusunod sa iskedyul, gumaganap ng kanilang mga gawain at naghahatid ng kanilang ipinangako. Ang isang manager ng proyekto ay kasangkot sa parehong mga aktibidad na ito: pagtukoy ng mga layunin at mapagkukunan, paglalaan ng mga responsibilidad, pagsubaybay sa pag-unlad, pagtiyak ng kontrol sa kalidad atbp.
Ang pamamahala ng proyekto ay kasangkot sa bawat bahagi ng isang organisasyon. Halimbawa, nalalapat ito sa pagbuo ng mga bagong produkto, pagsasagawa ng pananaliksik at pagpapaunlad (R&D), pagpapatupad ng mga pagbabago sa loob ng organisasyon, pagbuo ng skyscraper o muling pagsasaayos ng isang buong kumpanya. Nalalapat pa nga ito sa mga bagay tulad ng pagbuo ng isang sports team. Nangangahulugan ito na ang pamamahala ng proyekto ay magiging ibang-iba depende sa kung anong uri ng proyekto ang iyong ginagawa.
Ang bawat proyekto ay natatangi, kaya walang mga karaniwang pamamaraan ng pamamahala ng proyekto na nalalapat sa bawat sitwasyon. Nangangahulugan ito na ang bawat organisasyon ay kailangang bumuo ng kanilang sariling diskarte at lumikha ng isang pinasadyang pamamaraan upang mabisang pamahalaan ang mga proyekto. Ang tanging pagkakatulad sa lahat ng mga organisasyon ay ang mga kasangkapan at pamamaraan na ginagamit ng mga tagapamahala ng proyekto; kabilang dito ang: Gantt chart, PERT diagram, checklist at iba pa.
Gumagamit din ang mga tagapamahala ng proyekto ng malawak na hanay ng mga diskarte upang matulungan silang pamahalaan ang kanilang mga proyekto nang mas epektibo kabilang ang: paggamit ng mga tamang pamamaraan ng pamamahala ng proyekto, paglalapat ng mga tamang tool at pagpili ng mga tamang proseso ng kontrol.
Ang pinakamahalagang kasanayan para sa isang tagapamahala ng proyekto ay ang pamumuno, komunikasyon at mga kasanayan sa interpersonal. Ang mga epektibong tagapamahala ng proyekto ay mahusay din sa pag-uudyok, pag-oorganisa at pamamahala ng isang pangkat.
Upang maging isang epektibong tagapamahala ng proyekto kailangan mong maunawaan ang mga layunin, proseso ng negosyo at kultura ng organisasyon; na nangangahulugan na dapat ay mayroon kang panloob na kaalaman kung paano gumagana ang mga bagay sa loob ng organisasyon.
pamamahala Project ay mahalaga para sa mga organisasyon dahil ito ay tumutulong sa kanila na makamit ang kanilang mga layunin sa isang cost-effective na paraan, na may mas kaunting panganib at sa isang napapanahong paraan. Ang mga layunin ng organisasyon ay karaniwang nahahati sa dalawang malawak na kategorya: mga layunin sa negosyo at mga layunin ng proyekto.
Ang mga layunin ng negosyo ay nauugnay sa pagkamit ng pangkalahatang mga layunin ng organisasyon para sa taon; kabilang dito ang mga bagay tulad ng pagtaas ng bahagi sa merkado, pagpapabuti ng kita o pagbabawas ng mga gastos. Ang mga layunin ng proyekto ay nauugnay sa pagkamit ng mas agarang layunin ng organisasyon sa loob ng mga partikular na proyekto; kabilang dito ang mga bagay tulad ng pagkumpleto ng isang gusali, paglulunsad ng bagong produkto o pagbabawas ng mga gastos sa produksyon.
Ang pangunahing responsibilidad ng mga tagapamahala ng proyekto ay upang matiyak na ang mga layunin ng kanilang organisasyon ay natutugunan sa isang mahusay na paraan. Nangangahulugan ito na kailangan nilang pamahalaan ang lahat ng uri ng mga proyekto (kaugnay sa negosyo at teknikal) sa isang cost-effective na paraan at maihatid ang mga ito sa oras.
Ang mga tagapamahala ng proyekto ay responsable para sa pangkalahatang kontrol ng mga proyekto, na kinabibilangan ng pagtukoy at pagsusuri sa mga layunin ng proyekto, pagpaplano ng mga aktibidad sa trabaho, pangangasiwa sa pagpapatupad, pagsubaybay sa pag-unlad at pagsukat ng mga resulta. Ang pamamahala ng proyekto ay kasangkot mula sa sandaling magsimula ang isang proyekto hanggang sa matapos ito upang matiyak na maayos ang lahat. Mahalaga ito dahil tinutulungan nito ang mga organisasyon na maabot ang kanilang mga layunin sa mahusay na paraan.
Ang kahalagahan ng pamamahala ng proyekto ay maliwanag sa katotohanan na halos bawat kumpanya ay magkakaroon ng isang tagapamahala ng proyekto sa isang lugar sa loob ng organisasyon nito. Sa maraming kaso, maaaring mahirap tukuyin kung sino ang mga taong ito, kaya tinitingnan ng kabanatang ito ang iba't ibang uri ng mga tagapamahala ng proyekto at ang kanilang mga tungkulin at responsibilidad.
Ang isang Project Manager ay may sukdulang responsibilidad para sa pangangasiwa sa isang proyekto, posibleng kabilang ang maraming mga koponan.
Ang isang Project Manager ay may pananagutan sa pamamahala ng kanilang koponan at pagtiyak na ang mga layunin ay natutugunan at ang mga maihahatid ay nakumpleto sa oras. Ang isang antas ng Pamamahala ng Proyekto ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang para sa Mga Tagapamahala ng Proyekto ng Inhinyero na kakailanganing magkaroon ng makabuluhang karanasan sa industriyang iyon pati na rin ang mga makabuluhang kasanayan sa pamumuno. Ang mga mataas na bihasang tagapamahala ng proyekto ay maaari ding pumili na kumuha ng mga tungkulin sa senior management, o maging isang pinuno ng Enterprise PMO ng isang partikular na dibisyon tulad ng mga operasyon o pananalapi. Marahil dahil sa mataas na suweldo na nauugnay sa trabahong ito, mas maraming mga mag-aaral ang nag-eenrol sa postgraduate na pag-aaral upang malaman ang tungkol dito, na may mga alok na kurso na lumalawak sa mga kolehiyo sa buong mundo kung saan itinuturo nila ang mga kasanayang ito–na pinapataas ang paglago ng trabahong ito nang napakabilis. Ang pagiging isang Project Manager ay maaaring ang pagkakataon upang matulungan ang iyong organisasyon na makamit ang tagumpay, at ang suweldo ay isang mahusay na paraan upang suportahan ang iyong pamilya. Maaaring makita natin ang ating sarili na naghahanap ng mga propesyonal na ito sa mga kumpanyang parmasyutiko, pagmamanupaktura, engineering at mga negosyong nakatuon sa konstruksiyon, mga kumpanya ng IT/software o anumang iba pang industriya na may mga kumplikadong proyekto na may mga maihahatid na layunin tulad ng paglikha at pagpapakilala ng isang bagong sistema ng software.
Iba't ibang uri ng Project Manager:
Tagapamahala ng proyekto - Isa ito sa mga pinakakaraniwang pamagat na ginagamit sa mga organisasyon. Ang isang manager ng proyekto sa isang organisasyon ay karaniwang magiging responsable para sa pamamahala ng anumang uri ng mga proyekto na isasagawa, kaya naman kilala rin ito bilang isang pangkalahatang o multi-project manager. Hindi mahalaga kung ang mga proyekto ay teknikal o nakatuon sa negosyo; mananagot pa rin ang project manager para sa lahat ng uri ng proyektong isinasagawa sa loob ng organisasyon.
Lahat ng general/multi-project managers ay may katulad na mga responsibilidad, na kinabibilangan ng mga sumusunod: – Pagtukoy kung ano ang kailangang gawin upang makamit ang mga layunin ng proyekto – Pag-oorganisa ng mga aktibidad sa trabaho upang matiyak na ang mga ito ay natapos sa isang mahusay na paraan – Siguraduhin na ang kinakailangan ang mga mapagkukunan (tao, pera at mga materyales) ay magagamit kapag kinakailangan - Pagprotekta sa integridad ng proyekto at pamamahala sa lahat ng mga panganib upang matiyak na hindi ito makakaapekto sa anumang iba pang mga lugar sa loob ng organisasyon - Pagtiyak na naiintindihan ng lahat ng kasangkot sa proyekto ang kanilang tungkulin - Iulat ang pag-unlad sa nakatataas na pamamahala at mga stakeholder at magbigay ng mga regular na ulat ng proyekto
Project Manager – Teknikal – Ang ganitong uri ng project manager ay may pananagutan sa pamamahala ng mga teknikal na proyekto sa isang organisasyon. Sa ilang mga kaso, kilala rin sila bilang mga program manager o product manager. Bagama't maaari silang maging responsable sa pamamahala ng mga proyekto tulad ng iba pang tagapamahala ng proyekto, ang kanilang pangunahing pokus ay karaniwang sa mga teknikal na aspeto ng mga proyektong iyon. Halimbawa, ang isang teknikal na tagapamahala ng proyekto ay maaaring may pananagutan sa paglabas ng isang bagong bersyon ng isang umiiral na produkto o pagbuo ng mga bagong produkto na ibebenta sa mga customer.
Sa maraming pagkakataon, posibleng magkaroon ng isang tao na parehong tagapamahala ng proyekto at tagapamahala ng teknikal na proyekto. Ang pangunahing pagkakaiba ay ang teknikal na tagapamahala ng proyekto ay mas kasangkot sa aktwal na pag-unlad ng mga produkto, habang ang lahat ng mga tagapamahala ng proyekto ay higit na nakatuon sa pagtiyak na ang mga layunin ay natutugunan at ang mga proyekto ay naihatid sa loob ng badyet at sa loob ng oras.
Project Manager – Negosyo – Ang isang business project manager ay karaniwang responsable para sa pamamahala ng mga proyekto na pangunahing naglalayong mapabuti ang mga panloob na gawain ng isang organisasyon. Maaaring kabilang dito ang pagbuo ng mga bagong patakaran o pamamaraan, na nagha-highlight sa mga lugar kung saan maaaring gawin ang mga pagpapabuti at pagpapatupad ng mga pagbabago sa loob ng organisasyon.
Ang mga tagapamahala ng proyekto ng negosyo ay lubos na nakikipagtulungan sa iba pang mga miyembro sa kanilang organisasyon, tulad ng senior management team. Kakailanganin silang mag-ulat nang regular sa anumang pag-unlad na nagawa at ang epekto ng mga pagbabagong ipinatupad.
Ang mga business project manager ay magkakaroon ng halos kaparehong tungkulin sa mga general/multi-project manager, bagama't sila ay partikular na nakatutok sa pagpapabuti ng mga operasyon ng negosyo ng isang organisasyon. Bagama't hindi sila kasangkot sa aktwal na pagbuo ng mga produkto, ang mga tagapamahala ng proyekto ng negosyo ay maaaring maging instrumento sa pagpapabuti ng bottom line ng isang organisasyon.
Tagapamahala ng Proyekto – Marketing – Ang isang marketing project manager ay karaniwang bubuo ng mga bagong campaign para i-promote ang isang partikular na produkto o serbisyo. Tulad ng anumang iba pang uri ng tagapamahala ng proyekto, kailangan nilang tiyakin na ang lahat ng mga layunin ng proyekto ay natutugunan at subaybayan ang pag-unlad sa buong proyekto.
Ang mga tagapamahala ng proyekto sa marketing ay may posibilidad na makipagtulungan nang malapit sa ilang iba pang mga indibidwal sa isang organisasyon, lalo na ang mga nasa departamento ng marketing at pagbebenta. Ang isa sa kanilang pangunahing layunin ay i-promote ang mga produkto o serbisyo na kanilang pinamamahalaan.
Sa maraming mga kaso, ang mga tagapamahala ng proyekto sa marketing ay kinakailangan na bumuo ng isang panukala sa proyekto. Ito ay katulad ng anumang iba pang panukala sa proyekto, dahil kinabibilangan ito ng impormasyon tungkol sa plano sa marketing na ginagamit ng isang organisasyon, at kung paano makikinabang ang marketing mula sa iminungkahing pagbabago.
Bilang karagdagan sa pagsasama ng mga pinansiyal na numero sa kanilang mga ulat, ang mga tagapamahala ng proyekto sa marketing ay kinakailangan ding tukuyin ang mga sukatan na gagamitin upang sukatin ang tagumpay. Halimbawa, ang isang marketing project manager ay maaaring bumuo ng bagong advertising campaign para sa isang organisasyon. Upang matukoy ang tagumpay ng kampanyang ito, maaari silang gumamit ng ilang iba't ibang mga sukat, kabilang ang mga istatistika ng pagpapanatili ng customer at mga rate ng conversion.
Tagapamahala ng Proyekto - IT - Karaniwang kinakailangan ng isang tagapamahala ng proyekto ng teknolohiya ng impormasyon na magplano, mamahala at mag-coordinate sa paglulunsad ng mga bagong produkto ng IT. Sa maraming kaso, maaaring may kinalaman ito sa pamamahala ng isang bagong cycle ng software o hardware development na ginagamit ng isang organisasyon.
Ang mga tagapamahala ng proyekto ng IT ay makikipagtulungan nang mahigpit sa iba pang mga indibidwal sa loob ng kanilang organisasyon, tulad ng pangkat ng teknikal na pag-unlad. Kakailanganin silang subaybayan ang pag-unlad at tiyakin na ang mga layunin ay natutugunan at ang mga maihahatid ay nakumpleto sa oras.
Ang mga tagapamahala ng proyekto ng IT ay magkakaroon ng maraming iba't ibang mga responsibilidad upang matiyak na sila ay matagumpay. Kabilang dito ang pagpapanatiling up-to-date sa senior management patungkol sa lahat ng pag-unlad na nagawa.
Project Manager – Konstruksyon – Ang isang construction project manager ay karaniwang kinakailangan upang pamahalaan ang pagbuo ng isang bagong gusali o imprastraktura na proyekto. Ito ay maaaring magsasangkot ng anumang bagay mula sa isang bahay hanggang sa mga pangunahing proyekto ng pampublikong gawain tulad ng mga kalsada at tulay.
Ang mga tagapamahala ng proyekto sa pagtatayo ay hindi kinakailangang magkaroon ng nakaraang karanasan bilang isang pangkalahatang/multi-proyekto na tagapamahala. Gayunpaman, kakailanganin nilang magkaroon ng dating karanasan sa industriya ng konstruksiyon at malaman kung paano gumagana ang ilang aspeto ng malalaking proyekto . Kakailanganin din nilang mabisang pamahalaan ang kanilang mga mapagkukunan. Maaaring kabilang dito ang paggawa ng mahihirap na desisyon tulad ng muling pag-iskedyul at/o pagputol ng mga elemento ng proyekto .
Project Manager – Pananaliksik at Pagpapaunlad – Ang isang research and development project manager ay karaniwang kinakailangan upang i-coordinate ang pagbuo ng mga bagong produkto sa loob ng isang kumpanya. Karaniwang kakailanganin nilang sundin ang isang partikular na diskarte ng kumpanya kapag binubuo ang mga bagong produktong ito. Gagamitin nila ang diskarteng ito bilang batayan para sa kanilang plano sa proyekto at titiyakin na maabot nila ang lahat ng layunin ng proyekto alinsunod sa anumang mga pangunahing milestone.
Ang mga tagapamahala ng proyekto sa pananaliksik at pagpapaunlad ay gagana nang malapit sa parehong mga teknikal na eksperto pati na rin sa senior management. Kakailanganin nilang regular na makipagkita sa mga grupong ito upang masuri ang pag-unlad, at mag-brainstorm ng mga bagong ideya para sa proyekto.
Project Manager – Engineering – Ang isang engineering project manager ay may pananagutan sa pagpaplano, pamamahala at pag-coordinate ng mga proyekto o proseso ng engineering sa loob ng isang organisasyon.
Ang isang degree sa pamamahala ng proyekto ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang para sa mga tagapamahala ng proyekto sa engineering, dahil ang kwalipikasyong ito ay magbibigay sa kanila ng malawak na hanay ng mga kasanayan at kaalaman. Ang mga degree sa pamamahala ng proyekto ay karaniwang kasama ang mga module na nauugnay sa pagtutulungan ng magkakasama, pagpaplano at pamamaraan. Bilang karagdagan sa mga kasanayang ito, ang isang engineering project manager ay dapat ding magkaroon ng makabuluhang karanasan sa loob ng partikular na industriya kung saan sila nagtatrabaho.
Project Manager – Teknolohiya – Ang isang manager ng proyekto ng teknolohiya ay karaniwang kinakailangan na magplano, mamahala at mag-coordinate ng pagbuo ng mga bagong teknolohiya sa loob ng isang kumpanya. Ito ay maaaring may kinalaman sa anumang bagay mula sa pagbuo ng mga bagong software o hardware na teknolohiya.
Ang isang antas ng pamamahala ng proyekto ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang para sa mga tagapamahala ng proyekto ng teknolohiya, dahil ang kwalipikasyong ito ay idinisenyo upang bigyan ang mga mag-aaral ng mga kasanayan at kaalaman na kinakailangan upang pamahalaan ang anumang laki ng proyekto. Ang mga tagapamahala ng proyekto ng teknolohiya ay karaniwang gagana sa loob ng isang partikular na larangan at kadalasang kinakailangan na magkaroon ng makabuluhang karanasan sa lugar na iyon.
"Ang isang tagapamahala ng proyekto ay may pananagutan sa pamamahala sa koponan at pagtiyak na ang mga layunin ay natutugunan at ang mga maihahatid ay nakumpleto sa oras." Bilang karagdagan sa pamamahala sa produksyon ng isang partikular na produkto o serbisyo, ang ilang mga tungkulin sa pamamahala ng proyekto ay maaari ding humiling sa kanilang mga tagapamahala na pamahalaan ang mga panlabas na stakeholder upang matiyak na mayroon silang malinaw na pag-unawa sa proyekto at mga layunin nito. Ang pamamahala ng proyekto ay isang iba't ibang propesyon at maaaring may kasamang pag-uugnay ng anumang kumbinasyon ng mga tao, pera, mapagkukunan, at materyales. Ang bawat magkakaibang tungkulin ay mangangailangan sa kanilang mga tagapamahala ng proyekto na magkaroon ng ilang mga kasanayan upang matiyak na matagumpay ang kanilang mga proyekto.
Pamamahala ng Proyekto - Pamumuno - Ang isang manager ng proyekto ng pamumuno ay karaniwang kinakailangan na pamahalaan ang pamumuno ng isang proyekto upang matiyak na ito ay matagumpay na nakumpleto.
Final saloobin
Ang pamamahala ng proyekto ay isang iba't ibang propesyon na nagsasangkot ng pag-uugnay ng anumang kumbinasyon ng mga tao, pera, mapagkukunan at materyales. Nagtatrabaho ka man sa engineering o IT/software firm o anumang iba pang industriya na may mga kumplikadong proyekto na nangangailangan ng maihahatid na mga layunin tulad ng paglikha at pagpapakilala ng mga bagong software system: ang pamamahala ng proyekto ay maaaring maging isang napakakasiya-siyang trabaho kung saan ang iyong mga pagsisikap ay kinikilala ng iba. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay nakakakuha din ng mas mataas na suweldo kaysa sa karamihan ng mga propesyon–at maaaring ito lang ang karera para sa iyo!
