Zarządzanie projektami to proces zarządzania projektem od początku do końca. Obejmuje ustalać cele, planowanie, przypisywanie odpowiedzialności i zasobów, mierzenie postępów, identyfikowanie zagrożeń i problemów w miarę ich pojawiania się, podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby, a ostatecznie dostarczanie pożądanych rezultatów na czas. Kierownicy projektów skupiają się bardziej na zarządzaniu ludźmi niż procesami czy narzędziami. Często są odpowiedzialni za zapewnienie, że obaj członkowie zespołu dostarczą to, czego potrzebują, aby dobrze wykonać swoją pracę, a także pomyślnie ukończyć cały projekt.
Rodzaje projektów
Projekty dzielą się na dwa główne typy: projekty krótkoterminowe z określonym terminem (takie jak budowa domu) oraz długoterminowe inicjatywy strategiczne (takie jak budowa samolotu). Aby skutecznie zarządzać tymi różnymi typami projektów, będziesz potrzebować różnych umiejętności. Na przykład, jeśli zarządzasz projektem krótkoterminowym, jednym z Twoich głównych celów będzie wykonanie pracy na czas iw ramach budżetu. Podczas gdy zarządzasz długoterminową inicjatywą strategiczną, musisz upewnić się, że każdy ma zasoby, których potrzebuje, a ich praca jest zgodna z celami organizacji.
Zarządzanie projektami polega na wykonywaniu zadań w wydajny i skuteczny sposób. Jest to systematyczne podejście do upewnienia się, że wszystkie wymagane kroki zostały podjęte w celu realizacji celu. Zarządzanie projektami składa się z dwóch głównych elementów: planowania projektu i realizacji projektu.
Planowanie projektu odnosi się do tworzenia planu tego, jak coś zrobisz; polega na stworzeniu szczegółowego harmonogramu, identyfikacji zasobów (ludzkich, finansowych, technicznych) oraz określeniu zakresu projektu. Realizacja projektu odnosi się do faktycznego wykonania planu; polega na tym, że menedżerowie liniowi postępują zgodnie z harmonogramem, wykonują swoje zadania i dostarczają to, co obiecali. Kierownik projektu będzie zaangażowany w obie te czynności: identyfikowanie celów i zasobów, przydzielanie obowiązków, monitorowanie postępów, zapewnianie kontroli jakości itp.
Zarządzanie projektami jest zaangażowane w każdą część organizacji. Dotyczy to na przykład opracowywania nowych produktów, prowadzenia prac badawczo-rozwojowych (R&D), wprowadzania zmian w organizacji, budowy wieżowca czy restrukturyzacji całej firmy. Dotyczy to nawet takich rzeczy, jak tworzenie drużyny sportowej. Oznacza to, że zarządzanie projektami będzie się bardzo różnić w zależności od rodzaju projektu, nad którym pracujesz.
Każdy projekt jest wyjątkowy, dlatego nie ma standardowych metodologii zarządzania projektami, które miałyby zastosowanie w każdej sytuacji. Oznacza to, że każda organizacja będzie musiała opracować własne podejście i stworzyć dostosowaną do potrzeb metodologię, aby skutecznie zarządzać projektami. Jedynymi cechami wspólnymi wśród wszystkich organizacji są narzędzia i techniki stosowane przez kierowników projektów; obejmują one: wykresy Gantta, diagramy PERT, listy kontrolne i tak dalej.
Kierownicy projektów wykorzystują również szeroki wachlarz technik, które pomagają im skuteczniej zarządzać projektami, w tym: stosowanie odpowiednich metodologii zarządzania projektami, stosowanie odpowiednich narzędzi i wybór właściwych procesów kontrolnych.
Najważniejszymi umiejętnościami kierownika projektu są umiejętności przywódcze, komunikacyjne i interpersonalne. Skuteczni kierownicy projektów są również dobrzy w motywowaniu, organizowaniu i zarządzaniu zespołem.
Aby być skutecznym kierownikiem projektu, musisz rozumieć cele organizacji, procesy biznesowe i kulturę; co oznacza, że powinieneś mieć wewnętrzną wiedzę o tym, jak rzeczy działają w organizacji.
zarządzanie projektami ma zasadnicze znaczenie dla organizacji, ponieważ pomaga im osiągać cele w sposób efektywny kosztowo, przy mniejszym ryzyku i terminowym. Cele organizacyjne są generalnie podzielone na dwie szerokie kategorie: cele biznesowe i cele projektu.
Cele biznesowe dotyczą realizacji ogólnych celów organizacyjnych na dany rok; obejmują one takie rzeczy jak zwiększenie udziału w rynku, zwiększenie przychodów lub zmniejszenie kosztów. Cele projektu dotyczą osiągania bardziej bezpośrednich celów organizacyjnych w ramach konkretnych projektów; obejmują one takie rzeczy jak ukończenie budynku, wprowadzenie nowego produktu lub obniżenie kosztów produkcji.
Głównym obowiązkiem kierowników projektów jest zapewnienie efektywnej realizacji celów ich organizacji. Oznacza to, że muszą zarządzać wszelkiego rodzaju projektami (biznesowymi i technicznymi) w sposób oszczędny i dostarczać je na czas.
Kierownicy projektów są odpowiedzialni za ogólną kontrolę projektów, co obejmuje identyfikację i ocenę celów projektu, planowanie działań roboczych, nadzór nad wdrażaniem, monitorowanie postępów i pomiar wyników. Zarządzanie projektami jest zaangażowane od momentu rozpoczęcia do zakończenia projektu, aby zapewnić, że wszystko pójdzie gładko. Jest to ważne, ponieważ pomaga organizacjom skutecznie realizować ich cele.
O znaczeniu zarządzania projektami świadczy fakt, że prawie każda firma będzie miała gdzieś w swojej organizacji kierownika projektu. W wielu przypadkach określenie tych osób może być trudne, dlatego w tym rozdziale przyjrzymy się różnym typom kierowników projektów oraz ich rolom i obowiązkom.
Kierownik Projektu ponosi ostateczną odpowiedzialność za nadzorowanie projektu, prawdopodobnie obejmującego wiele zespołów.
Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za zarządzanie swoim zespołem i zapewnienie, że cele są osiągane, a produkty dostarczane na czas. Stopień zarządzania projektami może być niezwykle korzystny dla kierowników projektów inżynieryjnych, którzy będą musieli mieć znaczne doświadczenie w tej branży, a także znaczne umiejętności przywódcze. Wysoko wykwalifikowani kierownicy projektów mogą również podjąć decyzję o objęciu stanowisk kierowniczych wyższego szczebla lub zostać liderem Enterprise PMO w określonym dziale, takim jak operacje lub finanse. Być może ze względu na wysokie wynagrodzenie związane z tą pracą, więcej studentów zapisuje się na studia podyplomowe, aby się o tym dowiedzieć, a oferta kursów rozszerza się na uczelniach na całym świecie, gdzie uczą tych umiejętności, co bardzo szybko przyspiesza rozwój tego zawodu. Bycie Project Managerem może być szansą na pomoc Twojej organizacji w osiągnięciu sukcesu, a wynagrodzenie to świetny sposób na wsparcie rodziny. Możemy znaleźć tych specjalistów w firmach farmaceutycznych, firmach produkcyjnych, inżynieryjnych i budowlanych, firmach informatycznych/programistycznych lub w każdej innej branży, która realizuje złożone projekty z możliwymi do osiągnięcia celami, takimi jak tworzenie i wprowadzanie nowego systemu oprogramowania.
Różne rodzaje Project Managera:
Menadżer projektu - Jest to jeden z najczęściej używanych tytułów w organizacjach. Kierownik projektu w organizacji będzie zazwyczaj odpowiedzialny za zarządzanie wszelkiego rodzaju realizowanymi projektami, dlatego jest również znany jako kierownik ogólny lub kierownik wielu projektów. Nie ma znaczenia, czy projekty mają charakter techniczny czy biznesowy; kierownik projektu nadal będzie odpowiedzialny za wszelkiego rodzaju projekty prowadzone w organizacji.
Wszyscy kierownicy generalni/kierownicy wielu projektów mają podobne obowiązki, które obejmują: – Określanie, co należy zrobić, aby osiągnąć cele projektu – Organizowanie działań roboczych w celu zapewnienia, że są one wykonywane w efektywny sposób – Upewnianie się, że wymagane zasoby (siła robocza, pieniądze i materiały) są dostępne w razie potrzeby – Ochrona integralności projektu i zarządzanie wszystkimi ryzykami, aby upewnić się, że nie wpływają one na żadne inne obszary w organizacji – Zapewnienie, że wszyscy zaangażowani w projekt rozumieją swoją rolę – Raportowanie postępów kierownictwu wyższego szczebla i interesariuszom oraz dostarczać regularne raporty z projektów
Kierownik Projektu – Techniczny – Ten typ kierownika projektu jest odpowiedzialny za zarządzanie projektami technicznymi w organizacji. W niektórych przypadkach są oni również znani jako menedżerowie programów lub menedżerowie produktów. Chociaż mogą być odpowiedzialni za zarządzanie projektami jak każdy inny kierownik projektu, ich główny nacisk kładzie się zwykle na techniczne aspekty tych projektów. Na przykład kierownik projektu technicznego może być odpowiedzialny za wydanie nowej wersji istniejącego produktu lub opracowanie zupełnie nowych produktów, które będą sprzedawane klientom.
W wielu przypadkach możliwe jest posiadanie jednej osoby, która jest zarówno kierownikiem projektu, jak i kierownikiem projektu technicznego. Główna różnica polega na tym, że kierownik projektu technicznego jest bardziej zaangażowany w rzeczywiste opracowywanie produktów, podczas gdy kierownicy projektów kompleksowych będą bardziej skoncentrowani na zapewnieniu, że cele zostaną osiągnięte, a projekty zrealizowane w ramach budżetu i na czas.
Kierownik Projektu – Biznes – Kierownik projektu biznesowego będzie zazwyczaj odpowiedzialny za zarządzanie projektami, których głównym celem jest poprawa wewnętrznego funkcjonowania organizacji. Może to obejmować opracowywanie nowych zasad lub procedur, wskazywanie obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia i wdrażanie zmian w organizacji.
Kierownicy projektów biznesowych bardzo ściśle współpracują z innymi członkami swojej organizacji, takimi jak kadra kierownicza wyższego szczebla. Będą oni zobowiązani do regularnego składania sprawozdań z wszelkich poczynionych postępów i wpływu wprowadzonych zmian.
Menedżerowie projektów biznesowych będą odgrywać bardzo podobną rolę do kierowników ogólnych/wieloprojektowych, chociaż są oni szczególnie skoncentrowani na usprawnieniu działalności biznesowej organizacji. Chociaż nie są zaangażowani w faktyczne tworzenie produktów, menedżerowie projektów biznesowych mogą przyczynić się do poprawy wyników finansowych organizacji.
Kierownik Projektu – Marketing – Kierownik projektu marketingowego zazwyczaj opracowuje nowe kampanie promujące określony produkt lub usługę. Podobnie jak w przypadku każdego innego rodzaju kierownika projektu, będą musieli upewnić się, że wszystkie cele projektu zostały spełnione i śledzić postępy w trakcie realizacji projektu.
Menedżerowie projektów marketingowych zwykle ściśle współpracują z wieloma innymi osobami w organizacji, zwłaszcza z działami marketingu i sprzedaży. Jednym z ich głównych celów jest promocja produktów lub usług, którymi zarządzają.
W wielu przypadkach menedżerowie projektów marketingowych będą musieli opracować propozycję projektu. Jest to podobne do każdej innej propozycji projektu, ponieważ zawiera informacje o planie marketingowym używanym przez organizację oraz o tym, jak marketing odniesie korzyści z proponowanej zmiany.
Oprócz uwzględniania danych finansowych w swoich raportach menedżerowie projektów marketingowych są również zobowiązani do określenia metryk, które będą używane do pomiaru sukcesu. Na przykład kierownik projektu marketingowego może opracować nową kampanię reklamową dla organizacji. Aby określić sukces tej kampanii, mogą skorzystać z wielu różnych pomiarów, w tym statystyk utrzymania klientów i współczynników konwersji.
Kierownik Projektu – IT – Kierownik projektu informatycznego zazwyczaj będzie musiał planować, zarządzać i koordynować wprowadzanie nowych produktów IT. W wielu przypadkach może to obejmować zarządzanie zupełnie nowym cyklem rozwoju oprogramowania lub sprzętu, który jest używany przez organizację.
Menedżerowie projektów IT będą ściśle współpracować z innymi osobami w ich organizacji, takimi jak zespół ds. rozwoju technicznego. Będą musieli monitorować postępy i zapewniać, że cele są osiągane, a rezultaty ukończone na czas.
Menedżerowie projektów IT będą mieli szereg różnych obowiązków, aby upewnić się, że odniosą sukces. Obejmują one bieżące informowanie kierownictwa wyższego szczebla o wszystkich poczynionych postępach.
Kierownik Projektu – Budownictwo – Kierownik projektu budowlanego będzie zazwyczaj wymagany do zarządzania rozwojem nowego budynku lub projektu infrastrukturalnego. Może to obejmować wszystko, od pojedynczego domu po duże projekty robót publicznych, takie jak drogi i mosty.
Kierownicy projektów budowlanych niekoniecznie muszą mieć wcześniejsze doświadczenie jako kierownik generalny/kierownik wielu projektów. Jednak będą musieli mieć wcześniejsze doświadczenie w branży budowlanej i wiedzieć, jak działają niektóre aspekty dużych projektów. Będą również musieli umieć efektywnie zarządzać swoimi zasobami. Może to wiązać się z koniecznością podejmowania trudnych decyzji, takich jak zmiana harmonogramu i/lub cięcie elementów projektu .
Kierownik Projektu – Badania i Rozwój – Kierownik projektu badawczo-rozwojowego będzie zwykle wymagany do koordynowania rozwoju nowych produktów w firmie. Zazwyczaj przy opracowywaniu tych nowych produktów będą musieli przestrzegać określonej strategii firmy. Wykorzystają tę strategię jako podstawę planu projektu i zapewnią, że osiągną wszystkie cele projektu zgodnie z głównymi kamieniami milowymi.
Kierownicy projektów badawczo-rozwojowych będą ściśle współpracować zarówno z ekspertami technicznymi, jak iz kadrą kierowniczą wyższego szczebla. Będą musieli regularnie spotykać się z tymi grupami w celu oceny postępów i burzy mózgów nowych pomysłów na projekt.
Kierownik Projektu – Inżynieria – Kierownik projektu inżynierskiego jest odpowiedzialny za planowanie, zarządzanie i koordynację projektów inżynieryjnych lub procesów w organizacji.
Stopień zarządzania projektami może być niezwykle korzystny dla kierowników projektów inżynieryjnych, ponieważ ta kwalifikacja zapewni im szeroki zakres umiejętności i wiedzy. Stopnie zarządzania projektami zazwyczaj obejmują moduły związane z pracą zespołową, planowaniem i metodologią. Oprócz tych umiejętności kierownik projektu inżynieryjnego musi również posiadać znaczące doświadczenie w określonej branży, w której pracuje.
Kierownik Projektu – Technologia – Kierownik projektu technologicznego będzie zazwyczaj zobowiązany do planowania, zarządzania i koordynowania rozwoju nowych technologii w firmie. Może to obejmować wszystko, od opracowywania nowego oprogramowania lub technologii sprzętowych.
Stopień zarządzania projektami może być niezwykle korzystny dla kierowników projektów technologicznych, ponieważ ta kwalifikacja ma na celu wyposażenie studentów w umiejętności i wiedzę wymaganą do zarządzania dowolnym rozmiarem projektu. Menedżerowie projektów technologicznych zazwyczaj pracują w określonej dziedzinie i często muszą mieć duże doświadczenie w tej dziedzinie.
„Kierownik projektu jest odpowiedzialny za zarządzanie zespołem i zapewnienie, że cele są osiągane, a produkty dostarczane na czas”. Oprócz zarządzania produkcją określonego produktu lub usługi, niektóre role związane z zarządzaniem projektami mogą również wymagać od menedżerów zarządzania zewnętrznymi interesariuszami w celu zapewnienia jasnego zrozumienia projektu i jego celów. Zarządzanie projektami to niezwykle zróżnicowana profesja i może obejmować koordynację dowolnej kombinacji ludzi, pieniędzy, zasobów i materiałów. Każda inna rola będzie wymagała od kierowników projektów pewnych umiejętności, aby zapewnić sukces ich projektów.
Zarządzanie projektami – przywództwo – Kierownik projektu przywództwa zazwyczaj będzie musiał zarządzać kierowaniem projektem, aby zapewnić jego pomyślne zakończenie.
Final Thoughts
Zarządzanie projektami to zróżnicowana profesja, która polega na koordynowaniu dowolnej kombinacji ludzi, pieniędzy, zasobów i materiałów. Niezależnie od tego, czy pracujesz w firmach inżynieryjnych, IT/programistycznych, czy w jakiejkolwiek innej branży, w której złożone projekty wymagają osiągalnych celów, takich jak tworzenie i wprowadzanie nowych systemów oprogramowania: zarządzanie projektami może być niezwykle satysfakcjonującą pracą, w której Twoje wysiłki zostaną docenione przez innych. Menedżerowie projektów mogą również cieszyć się wyższymi zarobkami niż w większości zawodów – a to może być tylko kariera dla Ciebie!
