Manajemen proyek adalah proses mengelola proyek dari awal sampai akhir. Itu termasuk menetapkan tujuan, merencanakan, menetapkan tanggung jawab dan sumber daya, mengukur kemajuan, mengidentifikasi risiko dan masalah yang muncul, mengambil tindakan korektif bila diperlukan, dan akhirnya memberikan hasil yang diinginkan tepat waktu. Manajer proyek lebih fokus pada pengelolaan orang daripada proses atau alat. Mereka sering bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kedua anggota tim memberikan apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik serta menyelesaikan keseluruhan proyek dengan sukses.
Jenis proyek
Proyek memiliki dua jenis utama: proyek jangka pendek dengan tenggat waktu yang ditentukan (seperti membangun rumah) dan inisiatif strategis jangka panjang (seperti membangun pesawat terbang). Untuk mengelola berbagai jenis proyek ini secara efektif, Anda memerlukan keahlian yang berbeda. Misalnya jika Anda mengelola proyek jangka pendek, salah satu tujuan utama Anda adalah menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai anggaran. Sementara jika Anda mengelola inisiatif strategis jangka panjang, Anda perlu memastikan bahwa setiap orang memiliki sumber daya yang mereka butuhkan dan bahwa pekerjaan mereka selaras dengan tujuan organisasi.
Manajemen proyek adalah tentang menyelesaikan sesuatu dengan cara yang efisien dan efektif. Ini adalah pendekatan sistematis untuk memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan diambil untuk menyelesaikan suatu tujuan. Manajemen proyek memiliki dua komponen utama: perencanaan proyek dan pelaksanaan proyek.
Perencanaan proyek mengacu pada pembuatan rencana tentang bagaimana Anda akan melakukan sesuatu; itu melibatkan pembuatan jadwal rinci, mengidentifikasi sumber daya (manusia, keuangan, teknis) dan mendefinisikan ruang lingkup proyek. Eksekusi proyek mengacu pada pelaksanaan rencana secara nyata; itu melibatkan manajer lini mengikuti jadwal, melakukan tugas mereka dan memberikan apa yang mereka janjikan. Seorang manajer proyek akan terlibat dalam kedua kegiatan ini: mengidentifikasi tujuan dan sumber daya, mengalokasikan tanggung jawab, memantau kemajuan, memastikan kontrol kualitas, dll.
Manajemen proyek terlibat di setiap bagian organisasi. Misalnya, itu berlaku untuk mengembangkan produk baru, melakukan penelitian dan pengembangan (R&D), menerapkan perubahan dalam organisasi, membangun gedung pencakar langit atau merestrukturisasi seluruh perusahaan. Itu bahkan berlaku untuk hal-hal seperti membentuk tim olahraga. Artinya, manajemen proyek akan sangat berbeda tergantung pada jenis proyek yang Anda kerjakan.
Setiap proyek adalah unik, sehingga tidak ada metodologi manajemen proyek standar yang berlaku untuk setiap situasi. Ini berarti bahwa setiap organisasi perlu mengembangkan pendekatan mereka sendiri dan membuat metodologi yang disesuaikan untuk mengelola proyek secara efektif. Satu-satunya kesamaan di antara semua organisasi adalah alat dan teknik yang digunakan oleh manajer proyek; ini termasuk: Bagan Gantt, diagram PERT, daftar periksa dan sebagainya.
Manajer proyek juga menggunakan berbagai teknik untuk membantu mereka mengelola proyek mereka secara lebih efektif termasuk: menggunakan metodologi manajemen proyek yang tepat, menerapkan alat yang tepat dan memilih proses kontrol yang tepat.
Keterampilan yang paling penting untuk seorang manajer proyek adalah kepemimpinan, komunikasi dan keterampilan interpersonal. Manajer proyek yang efektif juga pandai memotivasi, mengatur, dan mengelola tim.
Untuk menjadi manajer proyek yang efektif, Anda perlu memahami tujuan, proses bisnis, dan budaya organisasi; yang berarti bahwa Anda harus memiliki pengetahuan orang dalam tentang cara kerja berbagai hal di dalam organisasi.
Manajemen proyek sangat penting bagi organisasi karena membantu mereka mencapai tujuan mereka dengan biaya yang efektif, dengan risiko yang lebih kecil dan secara tepat waktu. Tujuan organisasi umumnya dibagi menjadi dua kategori besar: tujuan bisnis dan tujuan proyek.
Tujuan bisnis berhubungan dengan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan untuk tahun tersebut; ini termasuk hal-hal seperti meningkatkan pangsa pasar, meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya. Tujuan proyek berhubungan dengan pencapaian tujuan organisasi yang lebih langsung dalam proyek tertentu; ini termasuk hal-hal seperti menyelesaikan bangunan, meluncurkan produk baru atau mengurangi biaya produksi.
Tanggung jawab utama manajer proyek adalah untuk memastikan bahwa tujuan organisasi mereka terpenuhi dengan cara yang efisien. Ini berarti bahwa mereka perlu mengelola semua jenis proyek (terkait bisnis dan teknis) dengan biaya yang efektif dan menyelesaikannya tepat waktu.
Manajer proyek bertanggung jawab atas pengendalian proyek secara keseluruhan, yang melibatkan identifikasi dan evaluasi tujuan proyek, perencanaan kegiatan kerja, pengawasan pelaksanaan, pemantauan kemajuan dan pengukuran hasil. Manajemen proyek terlibat dari saat proyek dimulai hingga berakhir untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Hal ini penting karena membantu organisasi mencapai tujuan mereka dengan cara yang efisien.
Pentingnya manajemen proyek terbukti dalam kenyataan bahwa hampir setiap perusahaan akan memiliki manajer proyek di suatu tempat dalam organisasinya. Dalam banyak kasus mungkin sulit untuk mengidentifikasi siapa orang-orang ini, jadi bab ini membahas berbagai jenis manajer proyek serta peran dan tanggung jawab mereka.
Seorang Manajer Proyek memiliki tanggung jawab utama untuk mengawasi sebuah proyek, mungkin termasuk beberapa tim.
Seorang Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mengelola tim mereka dan memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan kiriman selesai tepat waktu. Gelar Manajemen Proyek bisa sangat bermanfaat bagi Manajer Proyek Teknik yang perlu memiliki pengalaman signifikan dalam industri itu serta keterampilan kepemimpinan yang cukup. Manajer proyek yang sangat terampil juga dapat memilih untuk mengambil peran manajemen senior, atau menjadi pemimpin PMO Perusahaan dari divisi tertentu seperti operasi atau keuangan. Mungkin karena gaji tinggi yang terkait dengan pekerjaan ini, ada lebih banyak siswa yang mendaftar di studi pascasarjana untuk mempelajarinya, dengan penawaran kursus berkembang di perguruan tinggi di seluruh dunia di mana mereka mengajarkan keterampilan ini – meningkatkan pertumbuhan pekerjaan ini dengan sangat cepat. Menjadi Manajer Proyek mungkin merupakan kesempatan untuk membantu organisasi Anda mencapai kesuksesan, dan gaji adalah cara yang bagus untuk menghidupi keluarga Anda. Kami mungkin menemukan diri kami mencari para profesional ini di perusahaan farmasi, manufaktur, teknik dan bisnis yang berorientasi pada konstruksi, perusahaan IT/perangkat lunak atau industri lain yang memiliki proyek kompleks dengan tujuan yang dapat dicapai seperti pembuatan dan pengenalan sistem perangkat lunak baru.
Berbagai jenis Manajer Proyek:
Manajer proyek - Ini adalah salah satu judul yang paling umum digunakan di seluruh organisasi. Manajer proyek dalam suatu organisasi biasanya akan bertanggung jawab untuk mengelola semua jenis proyek yang dilakukan, itulah sebabnya ia juga dikenal sebagai manajer umum atau multi-proyek. Tidak masalah apakah proyek tersebut berorientasi teknis atau bisnis; manajer proyek akan tetap bertanggung jawab untuk semua jenis proyek yang dilakukan dalam organisasi.
Semua manajer umum/multi-proyek memiliki tanggung jawab yang sama, yang meliputi berikut ini: – Menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan proyek – Mengorganisir kegiatan kerja untuk memastikan bahwa mereka diselesaikan dengan cara yang efisien – Memastikan bahwa yang diperlukan sumber daya (tenaga kerja, uang, dan material) tersedia saat dibutuhkan – Melindungi integritas proyek dan mengelola semua risiko untuk memastikan bahwa risiko tersebut tidak memengaruhi area lain dalam organisasi – Memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam proyek memahami peran mereka – Melaporkan kemajuan kepada manajemen senior dan pemangku kepentingan dan memberikan laporan proyek secara teratur
Manajer Proyek – Teknis – Manajer proyek jenis ini bertanggung jawab untuk mengelola proyek teknis dalam suatu organisasi. Dalam beberapa kasus, mereka juga dikenal sebagai manajer program atau manajer produk. Meskipun mereka dapat bertanggung jawab untuk mengelola proyek seperti manajer proyek lainnya, fokus utama mereka biasanya pada aspek teknis dari proyek tersebut. Misalnya, seorang manajer proyek teknis mungkin bertanggung jawab untuk mengeluarkan versi baru dari produk yang sudah ada atau mengembangkan produk baru yang akan dijual kepada pelanggan.
Dalam banyak kasus dimungkinkan untuk memiliki satu orang yang merupakan manajer proyek dan manajer proyek teknis. Perbedaan utama adalah bahwa manajer proyek teknis lebih terlibat dalam pengembangan produk yang sebenarnya, sedangkan manajer proyek serba akan lebih fokus untuk memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan proyek disampaikan sesuai anggaran dan waktu.
Manajer Proyek – Bisnis – Manajer proyek bisnis biasanya akan bertanggung jawab untuk mengelola proyek yang terutama ditujukan untuk meningkatkan cara kerja internal organisasi. Ini dapat melibatkan pengembangan kebijakan atau prosedur baru, menyoroti area di mana perbaikan dapat dilakukan dan menerapkan perubahan dalam organisasi.
Manajer proyek bisnis bekerja sangat erat dengan anggota lain dalam organisasi mereka, seperti tim manajemen senior. Mereka akan diminta untuk melaporkan secara teratur setiap kemajuan yang dibuat dan dampak dari perubahan yang telah dilaksanakan.
Manajer proyek bisnis akan memiliki peran yang sangat mirip dengan manajer umum/multi-proyek, meskipun mereka secara khusus berfokus pada peningkatan operasi bisnis organisasi. Meskipun mereka tidak terlibat dalam pembuatan produk yang sebenarnya, manajer proyek bisnis dapat berperan penting dalam meningkatkan laba organisasi.
Manajer Proyek – Pemasaran – Manajer proyek pemasaran biasanya akan mengembangkan kampanye baru untuk mempromosikan produk atau layanan tertentu. Seperti jenis manajer proyek lainnya, mereka harus memastikan bahwa semua tujuan proyek terpenuhi dan melacak kemajuan sepanjang proyek.
Manajer proyek pemasaran cenderung bekerja sama dengan sejumlah individu lain dalam suatu organisasi, terutama mereka yang berada di departemen pemasaran dan penjualan. Salah satu tujuan utama mereka adalah untuk mempromosikan produk atau jasa yang mereka kelola.
Dalam banyak kasus, manajer proyek pemasaran akan diminta untuk mengembangkan proposal proyek. Ini mirip dengan proposal proyek lainnya, karena mencakup informasi tentang rencana pemasaran yang digunakan oleh suatu organisasi, dan bagaimana pemasaran akan mendapat manfaat dari perubahan yang diusulkan.
Selain memasukkan angka keuangan dalam laporan mereka, manajer proyek pemasaran juga diminta untuk menentukan metrik yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan. Misalnya, manajer proyek pemasaran dapat mengembangkan kampanye iklan baru untuk sebuah organisasi. Untuk menentukan keberhasilan kampanye ini, mereka dapat menggunakan sejumlah pengukuran yang berbeda, termasuk statistik retensi pelanggan dan tingkat konversi.
Manajer Proyek – TI – Manajer proyek teknologi informasi biasanya akan diminta untuk merencanakan, mengelola, dan mengoordinasikan peluncuran produk TI baru. Dalam banyak kasus, ini mungkin melibatkan pengelolaan siklus pengembangan perangkat lunak atau perangkat keras baru yang digunakan oleh suatu organisasi.
Manajer proyek TI akan bekerja sangat erat dengan individu lain dalam organisasi mereka, seperti tim pengembangan teknis. Mereka akan diminta untuk memantau kemajuan dan memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan kiriman selesai tepat waktu.
Manajer proyek TI akan memiliki sejumlah tanggung jawab yang berbeda untuk memastikan bahwa mereka berhasil. Ini termasuk menjaga manajemen senior tetap up-to-date sehubungan dengan semua kemajuan yang dibuat.
Manajer Proyek – Konstruksi – Seorang manajer proyek konstruksi biasanya akan diminta untuk mengelola pengembangan gedung baru atau proyek infrastruktur. Ini bisa melibatkan apa saja, mulai dari satu rumah hingga proyek pekerjaan umum besar seperti jalan dan jembatan.
Manajer proyek konstruksi tidak perlu memiliki pengalaman sebelumnya sebagai manajer umum/multi-proyek. Namun, mereka akan diminta untuk memiliki pengalaman sebelumnya dalam industri konstruksi dan mengetahui bagaimana aspek-aspek tertentu dari proyek-proyek besar bekerja. Mereka juga harus mampu mengelola sumber daya mereka secara efektif. Ini mungkin melibatkan pengambilan keputusan sulit seperti penjadwalan ulang dan/atau pemotongan elemen proyek .
Manajer Proyek – Penelitian & Pengembangan – Manajer proyek penelitian dan pengembangan biasanya akan diminta untuk mengoordinasikan pengembangan produk baru di dalam perusahaan. Mereka biasanya akan diminta untuk mengikuti strategi perusahaan tertentu ketika mengembangkan produk baru ini. Mereka akan menggunakan strategi ini sebagai dasar untuk rencana proyek mereka dan memastikan bahwa mereka mencapai semua tujuan proyek sejalan dengan tonggak utama.
Manajer proyek penelitian dan pengembangan akan bekerja sangat erat dengan pakar teknis maupun manajemen senior. Mereka perlu bertemu dengan kelompok-kelompok ini secara teratur untuk meninjau kemajuan, dan bertukar pikiran tentang ide-ide baru untuk proyek tersebut.
Manajer Proyek – Teknik – Manajer proyek teknik bertanggung jawab untuk merencanakan, mengelola, dan mengoordinasikan proyek atau proses teknik dalam suatu organisasi.
Gelar manajemen proyek bisa sangat bermanfaat bagi manajer proyek teknik, karena kualifikasi ini akan memberi mereka berbagai keterampilan dan pengetahuan. Gelar manajemen proyek biasanya mencakup modul yang berkaitan dengan kerja tim, perencanaan, dan metodologi. Selain keterampilan ini, seorang manajer proyek teknik juga harus memiliki pengalaman yang signifikan dalam industri tertentu tempat mereka bekerja.
Manajer Proyek – Teknologi – Manajer proyek teknologi biasanya akan diminta untuk merencanakan, mengelola, dan mengoordinasikan pengembangan teknologi baru di dalam perusahaan. Ini bisa melibatkan apa saja mulai dari pengembangan perangkat lunak atau teknologi perangkat keras baru.
Gelar manajemen proyek dapat sangat bermanfaat bagi manajer proyek teknologi, karena kualifikasi ini dirancang untuk membekali siswa dengan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mengelola berbagai ukuran proyek. Manajer proyek teknologi biasanya akan bekerja dalam bidang tertentu dan seringkali diminta untuk memiliki pengalaman yang signifikan di bidang itu.
"Seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk mengelola tim dan memastikan bahwa tujuan terpenuhi dan hasil selesai tepat waktu." Selain mengelola produksi produk atau layanan tertentu, peran manajemen proyek tertentu juga dapat meminta manajer mereka untuk mengelola pemangku kepentingan eksternal untuk memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang proyek dan tujuannya. Manajemen proyek adalah profesi yang sangat bervariasi dan dapat melibatkan koordinasi kombinasi orang, uang, sumber daya, dan bahan. Setiap peran yang berbeda akan membutuhkan manajer proyek mereka untuk memiliki keterampilan tertentu untuk memastikan proyek mereka berhasil.
Manajemen Proyek – Kepemimpinan – Seorang manajer proyek kepemimpinan biasanya akan diminta untuk mengelola kepemimpinan proyek untuk memastikan bahwa itu diselesaikan dengan sukses.
Final Thoughts
Manajemen proyek adalah beragam profesi yang melibatkan koordinasi kombinasi orang, uang, sumber daya, dan bahan. Baik Anda bekerja di perusahaan teknik atau TI/perangkat lunak atau industri lain dengan proyek kompleks yang membutuhkan tujuan yang dapat dicapai seperti pembuatan dan pengenalan sistem perangkat lunak baru: manajemen proyek dapat menjadi pekerjaan yang sangat memuaskan di mana upaya Anda diakui oleh orang lain. Manajer proyek juga dapat menikmati gaji yang lebih tinggi daripada kebanyakan profesi–dan ini mungkin saja karier untuk Anda!
