Cuando se trata de cambiar los sistemas de gestión de aprendizaje, demasiadas empresas solo consideran los gastos iniciales.
Sin embargo, cada LMS cuesta tiempo y dinero y puede ser difícil determinar el costo real de un sistema de gestión de aprendizaje. He aquí por qué los costos ocultos deben tenerse en cuenta en el cálculo de LMS. En este artículo, he compartido "El verdadero costo de un sistema de gestión de aprendizaje".
¿En qué plataforma LMS debería invertir su tiempo y dinero? Esta revisión le dirá más al respecto.
Contenido
Una mirada al costo real de un sistema de gestión de aprendizaje
Cambiar un sistema de gestión de aprendizaje es una decisión simple para muchas empresas. Según un estudio de Brandon Hall Group, el 44 % de las empresas no están satisfechas con su LMS actual y el 48 % busca tecnologías de aprendizaje nuevas o diferentes.
La decisión de cambiar los sistemas de gestión de aprendizaje es simple; la parte difícil es decidir qué LMS comprar.
El costo de un Sistema de Gestión del Aprendizaje también es importante en esta decisión; según el mismo estudio de Brandon Hall Group, los sistemas de gestión de aprendizaje representan el 38 % del gasto típico en tecnología de aprendizaje.
Al optar por modificar su sistema de gestión de aprendizaje, muchas empresas solo evalúan el costo monetario inicial de las posibles ofertas.
Cuando se trata de cambiar los sistemas de gestión del aprendizaje, la realidad es que hay varios costos, tanto iniciales como ocultos, que deben tenerse en cuenta. Estos costos pueden incluir tiempo y dinero.
Aquí hay una ilustración de mercado simple. Una empresa de 500 personas quiere actualizar a un sistema de gestión de aprendizaje con análisis completo y posibilidades de personalización, y ha reducido sus opciones al LMS Moodle de código abierto y Coassemble basado en la nube.
La gerencia compara los dos sistemas de gestión de aprendizaje y descubre que Moodle es gratuito, mientras que Coassemble le costará $ 699 por mes. Toman la decisión racional de migrar a Moodle.
Sin embargo, meses después, la corporación lamenta su decisión después de gastar miles de dólares e incontables horas en su LMS “gratuito”. ¿Por qué?
Las soluciones del sistema de gestión de aprendizaje pueden incluir capas de cargos ocultos que muchas empresas no ven venir, al igual que una tarifa aérea puede atraer a clientes potenciales al parecer económica y luego acumular un costo adicional tras otro hasta que no se parece en nada al precio inicial.
Veamos cuánto cuesta realmente un sistema de gestión del aprendizaje.
Los costos que todos conocen
Estos gastos se denominan "costos duros". Incluyen cualquier tarifa de licencia, tarifas de configuración únicas, otros modelos de precios, así como el costo del Sistema de gestión de aprendizaje como se muestra en la caja.
Estos costos tangibles pueden oscilar entre cientos de dólares y nada en absoluto, pero como veremos más adelante, son solo una parte de la imagen cuando se trata del costo real de un sistema de gestión del aprendizaje.
Modelos de Precios
El modelo de precio de un Sistema de Gestión de Aprendizaje es el costo más obvio. Los sistemas de gestión del aprendizaje se pueden clasificar en dos tipos: basados en la nube y autohospedados. Se aplican diferentes sistemas de precios a cada uno de estos grupos.
Se puede cobrar pago por usuario, pago por uso o una tarifa de licencia para los sistemas de gestión de aprendizaje basados en la nube. Los modelos de pago por usuario funcionan de dos maneras: pueden cobrar a las empresas por cada usuario que se registra para usar el LMS (conocidos como usuarios "registrados") o por cada usuario que inicia sesión e interactúa con el material del LMS (conocido como " usuarios activos).
Una tarifa mensual de $5 por usuario registrado es un ejemplo de esquema de precios. Latitude Learning y Skillsoft son dos LMS que utilizan este esquema de precios.
Los modelos de pago por uso cobran a las empresas por cada vez que se utiliza su sistema de gestión de aprendizaje. Debido a que 'uso' puede significar muchas cosas diferentes, estos modelos pueden variar mucho.
Algunas definiciones frecuentes de 'uso' incluyen: Cada usuario paga un cargo por cada curso que realiza, así como una tarifa por cada módulo al que accede.
Las tarifas de licencia son pagos únicos que le permiten usar un LMS durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, independientemente de cuántas personas usen su LMS, un proveedor puede cobrar una tarifa anual.
Los LMS autohospedados son sistemas de gestión de aprendizaje alojados en servidores comerciales o de terceros por la organización que los emplea. Las licencias perpetuas, las licencias periódicas y los modelos gratuitos están disponibles para los sistemas de gestión de aprendizaje autohospedados.
Las Licencias Perpetuas tienen un pago único que nos asegura el Sistema de Gestión de Aprendizaje por el tiempo que el cliente lo requiera, mientras que las Licencias Periódicas tienen un costo único que garantiza el uso del Sistema de Gestión de Aprendizaje por el tiempo que el cliente lo requiera. requiere
Los modelos gratuitos son software de código abierto como Moodle que están disponibles para todos sin costo inicial. Estos serán discutidos más abajo.
Tarifas de instalación
Algunos proveedores de LMS cobran tarifas de instalación como un pago único para implementar un LMS. Un LMS basado en la nube suele costar entre 4,000 y 7,000 dólares, mientras que un LMS autohospedado puede costar hasta 25,000 XNUMX dólares.
Esto generalmente incluye la instalación del Sistema de gestión de aprendizaje en cuestión, alguna capacitación del personal, un grado básico de soporte (por ejemplo, por correo electrónico) y una cantidad básica de personalización (por ejemplo, esquemas de color y marca de la empresa).
Los costos duros son complicados
A estas alturas, debería ser evidente que comparar los precios del sistema de gestión de aprendizaje es imposible: ¿debería pagar $ 5 por usuario, $ 20,000 por una licencia anual o $ 2 por usuario por curso? ¿Cuánto cuesta configurar cada una de esas opciones? ¿Son autohospedados o basados en la nube?
No hay una respuesta simple porque ninguna estrategia de precios es intrínsecamente superior a otra. – Si tiene una base de usuarios activa, Pay-Per-User puede ser menos costoso que Pay-Per-Use, sin embargo, puede ser necesario un Sistema de gestión de aprendizaje con un costo de licencia si tiene una gran cantidad de empleados. Puede llevar mucho tiempo y ser estresante investigar y analizar estos cargos... Esos son simplemente los costos iniciales.
El costo oculto de un sistema de gestión de aprendizaje
Los costos ocultos de un LMS son aquellos costos de los que solo se entera después de que se ha decidido por un Sistema de gestión de aprendizaje. Al calcular el costo total de un LMS, uno de los elementos más importantes a considerar es el tiempo.
Si su nuevo LMS tiene un costo inicial bajo o nulo pero consume una cantidad significativa de tiempo de la empresa, puede terminar siendo más costoso que un Sistema de gestión de aprendizaje con un costo inicial alto pero que se integra sin esfuerzo en los procedimientos de su organización.
Como ejemplo, considere el modelo de precios gratuito y de código abierto:
Situación precaria del software de código abierto
Los sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) que son de código abierto se pueden descargar de forma gratuita y adaptar para satisfacer las necesidades de una empresa. Moodle, según Capterra, es el Sistema de Gestión de Aprendizaje más utilizado en el mundo. Sin embargo, si bien utilizar LMS de código abierto como su principal sistema de gestión de aprendizaje es gratuito, usarlos como su LMS principal no lo es.
Para comenzar, deberá instalar su LMS de código abierto en un servidor. Deberá elegir una configuración de servidor según la cantidad de usuarios que espera y sus patrones de uso, que pueden ser difíciles de pronosticar.
Si no actualiza el servidor durante al menos unos años, tendrá que pagar tarifas de servidor recurrentes. Es poco probable que su departamento de TI tenga la experiencia para seleccionar y configurar un servidor adecuado, por lo tanto, deberá contratar a un proveedor de TI profesional. Esto le costará alrededor de $ 4,000.
A continuación, personalice su sistema de gestión de aprendizaje agregando y eliminando funciones, así como cambiando el diseño y el IX de usuario. La personalización de Moodle cuesta miles de dólares y hacer cambios significativos cuesta decenas de miles.
Deberá capacitar a sus empleados para terminar de configurar su LMS 'gratuito'. Si no puede hacerlo, deberá contratar a alguien que pueda hacerlo.
Luego están los gastos corrientes. Tendrás que pagar los gastos de alojamiento y certificado de seguridad por el lado de la administración.
Por el lado del reclutamiento, los LMS de código abierto necesitan al menos un administrador para realizar un seguimiento de las preocupaciones del sitio y del servidor. También deberá contratar a un desarrollador de eLearning si desea crear cualquier contenido LMS.
Cuando compara estos costos ocultos con un Sistema de gestión de aprendizaje como Coassemble, que cuesta entre $ 99 y $ 1199 por mes e incluye soporte completo y un equipo de desarrollo interno para ayudar con la conversión de eLearning, verá que va con un Sistema de gestión de aprendizaje con costos duros más altos puede ahorrarle mucho dinero.
Como puede ver, el hecho de que los LMS de código abierto no tengan "costos duros" no significa que sean gratuitos. De hecho, pueden ser más costosos que un LMS con un precio de licencia único.
Además, los LMS 'gratuitos' consumen tiempo. Es hora de contratar expertos en TI para configurar servidores y personalizar el sistema de gestión de aprendizaje. Es hora de empezar a implementar nuevos procedimientos.
Es hora de capacitar a sus empleados o contratar a alguien que pueda hacerlo. Es hora de contratar nuevos administradores de LMS o desarrolladores internos para crear material nuevo del Sistema de gestión de aprendizaje.
Esto no solo es cierto para los sistemas de gestión de aprendizaje de código abierto; cualquier LMS incluye costos monetarios y de tiempo ocultos, como la capacitación del personal y la conversión de recursos.
Los costos duros y los costos ocultos tienen una relación inversa
Sistemas de gestión de aprendizaje con los “costos duros” más altos frecuentemente tienen los “costos ocultos” más bajos. A primera vista, pagar $25,000 XNUMX por el acceso a un LMS autohospedado puede parecer excesivo, pero cuando se da cuenta de que el precio incluye la instalación y modificación del sistema por parte de profesionales capacitados, así como la capacitación del personal y la atención continua al cliente, es posible que descubra que Me he topado con un robo. Estos costos duros también son más fáciles de pronosticar que los costos ocultos.
El punto no es que las empresas que deseen reemplazar su sistema de gestión de aprendizaje deban elegir uno con altos gastos directos. Los LMS de código abierto suelen ser la mejor alternativa.
La idea es que todos los sistemas de gestión del aprendizaje le cuesten algo de alguna manera, ya sea dinero, tiempo u otros recursos. Cuando se trata de cambiar de LMS, demasiadas empresas simplemente examinan los costos directos. En la ecuación LMS, es hora de empezar a pensar en los costos ocultos.
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