La gestión de proyectos es el proceso de gestionar un proyecto de principio a fin. Incluye establecer metas, planificar, asignar responsabilidades y recursos, medir el progreso, identificar riesgos y problemas a medida que surgen, tomar medidas correctivas cuando sea necesario y, en última instancia, entregar el resultado deseado a tiempo. Los gerentes de proyecto se enfocan más en administrar personas que procesos o herramientas. A menudo son responsables de garantizar que tanto los miembros del equipo entreguen lo que necesitan para hacer bien su trabajo como completar el proyecto en general con éxito.
Tipos de proyectos
Los proyectos tienen dos tipos principales: proyectos a corto plazo con un plazo definido (como construir una casa) e iniciativas estratégicas a largo plazo (como construir un avión). Para administrar estos diferentes tipos de proyectos de manera efectiva, necesitará diferentes conjuntos de habilidades. Por ejemplo, si está administrando un proyecto a corto plazo, uno de sus objetivos principales será realizar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto. Mientras que si administra una iniciativa estratégica a largo plazo, deberá asegurarse de que todos tengan los recursos que necesitan y que su trabajo esté alineado con los objetivos de la organización.
La gestión de proyectos se trata de hacer las cosas de una manera eficiente y eficaz. Es un enfoque sistemático para asegurarse de que se toman todos los pasos necesarios para completar un objetivo. La gestión de proyectos tiene dos componentes principales: la planificación del proyecto y la ejecución del proyecto.
La planificación de proyectos se refiere a crear un plan de cómo harás algo; implica crear un cronograma detallado, identificar recursos (humanos, financieros, técnicos) y definir el alcance del proyecto. La ejecución del proyecto se refiere a la ejecución real del plan; implica que los gerentes de línea sigan el cronograma, realicen sus tareas y entreguen lo que prometieron. Un gerente de proyecto estará involucrado en ambas actividades: identificar objetivos y recursos, asignar responsabilidades, monitorear el progreso, asegurar el control de calidad, etc.
La gestión de proyectos está involucrada en cada parte de una organización. Por ejemplo, se aplica al desarrollo de nuevos productos, la realización de investigación y desarrollo (I+D), la implementación de cambios dentro de la organización, la construcción de un rascacielos o la reestructuración de una empresa completa. Incluso se aplica a cosas como formar un equipo deportivo. Esto significa que la gestión de proyectos será muy diferente según el tipo de proyecto en el que esté trabajando.
Cada proyecto es único, por lo que no existen metodologías estándar de gestión de proyectos que se apliquen a cada situación. Esto significa que cada organización deberá desarrollar su propio enfoque y crear una metodología personalizada para administrar los proyectos de manera efectiva. Los únicos puntos en común entre todas las organizaciones son las herramientas y técnicas utilizadas por los gerentes de proyecto; estos incluyen: diagramas de Gantt, diagramas PERT, listas de verificación, etc.
Los gerentes de proyecto también usan una amplia gama de técnicas para ayudarlos a administrar sus proyectos de manera más efectiva, que incluyen: usar las metodologías correctas de administración de proyectos, aplicar las herramientas adecuadas y seleccionar los procesos de control correctos.
Las habilidades más importantes para un gerente de proyecto son el liderazgo, las comunicaciones y las habilidades interpersonales. Los gerentes de proyecto efectivos también son buenos para motivar, organizar y administrar un equipo.
Para ser un gerente de proyecto efectivo, debe comprender los objetivos, los procesos comerciales y la cultura de la organización; lo que significa que debe tener conocimiento interno de cómo funcionan las cosas dentro de la organización.
Gestión de proyectos es esencial para las organizaciones porque les ayuda a lograr sus objetivos de manera rentable, con menos riesgo y en tiempo y forma. Los objetivos de la organización generalmente se dividen en dos grandes categorías: objetivos de negocio y objetivos del proyecto.
Los objetivos comerciales se relacionan con el logro de las metas organizacionales generales para el año; estos incluyen cosas como aumentar la cuota de mercado, mejorar los ingresos o reducir los costos. Los objetivos del proyecto se relacionan con el logro de metas organizacionales más inmediatas dentro de proyectos específicos; estos incluyen cosas como completar un edificio, lanzar un nuevo producto o reducir los costos de producción.
La principal responsabilidad de los gerentes de proyecto es asegurar que los objetivos de su organización se cumplan de manera eficiente. Esto significa que necesitan administrar todo tipo de proyectos (relacionados con el negocio y técnicos) de manera rentable y entregarlos a tiempo.
Los gerentes de proyecto son responsables del control general de los proyectos, lo que implica identificar y evaluar los objetivos del proyecto, planificar las actividades de trabajo, supervisar la implementación, monitorear el progreso y medir los resultados. La gestión de proyectos está involucrada desde el momento en que comienza un proyecto hasta que finaliza para garantizar que todo transcurra sin problemas. Es importante porque ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos de manera eficiente.
La importancia de la gestión de proyectos es evidente en el hecho de que casi todas las empresas tendrán un director de proyectos en algún lugar dentro de su organización. En muchos casos puede ser difícil identificar quiénes son estas personas, por lo que este capítulo analiza diferentes tipos de gerentes de proyecto y sus funciones y responsabilidades.
Un Project Manager tiene la responsabilidad final de supervisar un proyecto, posiblemente incluyendo varios equipos.
Un gerente de proyecto es responsable de administrar su equipo y garantizar que se cumplan los objetivos y que los entregables se completen a tiempo. Un título en Gestión de Proyectos puede ser extremadamente beneficioso para los Gerentes de Proyectos de Ingeniería que necesitarán tener una experiencia significativa en esa industria, así como habilidades de liderazgo considerables. Los gerentes de proyectos altamente calificados también pueden optar por asumir roles de alta gerencia o convertirse en un líder de PMO empresarial de una división específica, como operaciones o finanzas. Tal vez debido al alto salario asociado con este trabajo, hay más estudiantes que se inscriben en estudios de posgrado para aprender sobre él, y las ofertas de cursos se expanden en universidades de todo el mundo donde enseñan estas habilidades, lo que impulsa el crecimiento de esta ocupación muy rápidamente. Ser Gerente de Proyecto puede ser la oportunidad de ayudar a su organización a lograr el éxito, y el salario es una excelente manera de mantener a su familia. Es posible que nos encontremos buscando a estos profesionales en empresas farmacéuticas, empresas de fabricación, ingeniería y construcción, empresas de TI/software o cualquier otra industria que tenga proyectos complejos con objetivos de entrega, como la creación e introducción de un nuevo sistema de software.
Diferentes tipos de Project Manager:
Gestor de proyectos - Este es uno de los títulos más comunes utilizados en las organizaciones. Un gerente de proyecto en una organización generalmente será responsable de administrar cualquier tipo de proyecto que se lleve a cabo, razón por la cual también se lo conoce como gerente general o multiproyecto. No importa si los proyectos son técnicos o de negocios; el director del proyecto seguirá siendo responsable de todos los tipos de proyectos realizados dentro de la organización.
Todos los gerentes generales/de proyectos múltiples tienen responsabilidades similares, que incluyen lo siguiente: – Determinar lo que se necesita hacer para lograr los objetivos del proyecto – Organizar las actividades de trabajo para garantizar que se completen de manera eficiente – Asegurarse de que se cumplan los requisitos los recursos (mano de obra, dinero y materiales) están disponibles cuando se necesitan – Proteger la integridad del proyecto y gestionar todos los riesgos para asegurarse de que no afecten a ninguna otra área dentro de la organización – Asegurarse de que todos los involucrados en el proyecto comprendan su función – Informar sobre el progreso a la alta gerencia y a las partes interesadas y proporcionar informes regulares del proyecto
Gerente de Proyecto – Técnico – Este tipo de gerente de proyecto es responsable de administrar proyectos técnicos en una organización. En algunos casos, también se les conoce como gerentes de programa o gerentes de producto. Aunque pueden ser responsables de administrar proyectos como cualquier otro gerente de proyectos, su enfoque principal suele estar en los aspectos técnicos de esos proyectos. Por ejemplo, un gerente de proyecto técnico puede ser responsable de sacar una nueva versión de un producto existente o desarrollar productos nuevos que se venderán a los clientes.
En muchos casos, es posible tener una persona que sea a la vez gerente de proyecto y gerente técnico de proyecto. La principal diferencia es que el gerente técnico de proyectos está más involucrado en el desarrollo real de los productos, mientras que los gerentes de proyectos integrales estarán más enfocados en garantizar que se cumplan los objetivos y que los proyectos se entreguen dentro del presupuesto y el tiempo.
Gerente de Proyectos – Negocios – Un gerente de proyectos de negocios generalmente será responsable de administrar proyectos que tienen como objetivo principal mejorar el funcionamiento interno de una organización. Esto puede implicar el desarrollo de nuevas políticas o procedimientos, destacando áreas donde se pueden realizar mejoras e implementando cambios dentro de la organización.
Los gerentes de proyectos comerciales trabajan muy de cerca con otros miembros de su organización, como el equipo de alta gerencia. Estarán obligados a informar periódicamente sobre cualquier progreso realizado y el impacto de los cambios que se han implementado.
Los gerentes de proyectos comerciales tendrán un rol muy similar al de los gerentes generales/de múltiples proyectos, aunque se enfocan particularmente en mejorar las operaciones comerciales de una organización. Aunque no están involucrados en la construcción real de productos, los gerentes de proyectos comerciales pueden ser fundamentales para mejorar los resultados de una organización.
Gerente de Proyectos – Mercadeo – Un director de proyectos de marketing normalmente desarrollará nuevas campañas para promocionar un producto o servicio en particular. Al igual que con cualquier otro tipo de gerente de proyecto, deberán asegurarse de que se cumplan todos los objetivos del proyecto y realizar un seguimiento del progreso a lo largo del proyecto.
Los gerentes de proyectos de marketing tienden a trabajar en estrecha colaboración con otras personas en una organización, especialmente en los departamentos de marketing y ventas. Uno de sus principales objetivos es promocionar los productos o servicios que gestionan.
En muchos casos, se requerirá que los gerentes de proyectos de marketing desarrollen una propuesta de proyecto. Esto es similar a cualquier otra propuesta de proyecto, ya que incluye información sobre el plan de marketing utilizado por una organización y cómo el marketing se beneficiará del cambio propuesto.
Además de incluir cifras financieras en sus informes, los gerentes de proyectos de marketing también deben especificar las métricas que se utilizarán para medir el éxito. Por ejemplo, un director de proyectos de marketing podría desarrollar una nueva campaña publicitaria para una organización. Para determinar el éxito de esta campaña, pueden usar varias medidas diferentes, incluidas las estadísticas de retención de clientes y las tasas de conversión.
Gerente de Proyectos – TI – Por lo general, se requerirá un gerente de proyecto de tecnología de la información para planificar, administrar y coordinar el lanzamiento de nuevos productos de TI. En muchos casos, esto puede implicar la gestión de un nuevo ciclo de desarrollo de software o hardware que está siendo utilizado por una organización.
Los gerentes de proyectos de TI trabajarán muy de cerca con otras personas dentro de su organización, como el equipo de desarrollo técnico. Se les pedirá que supervisen el progreso y se aseguren de que se cumplan los objetivos y se completen los entregables a tiempo.
Los gerentes de proyectos de TI tendrán una serie de responsabilidades diferentes para asegurarse de que tengan éxito. Estos incluyen mantener a la alta dirección actualizada con respecto a todos los avances realizados.
Gerente de Proyecto – Construcción – Por lo general, se requerirá un gerente de proyecto de construcción para administrar el desarrollo de un nuevo edificio o proyecto de infraestructura. Esto podría implicar cualquier cosa, desde una sola casa hasta grandes proyectos de obras públicas, como carreteras y puentes.
Los gerentes de proyectos de construcción no necesariamente necesitan tener experiencia previa como gerente general/multiproyecto. Sin embargo, se requerirá que tengan experiencia previa dentro de la industria de la construcción y que sepan cómo funcionan ciertos aspectos de los grandes proyectos. También deberán ser capaces de administrar sus recursos de manera efectiva. Esto puede implicar tener que tomar decisiones difíciles, como reprogramar y/o eliminar elementos del proyecto.
Gerente de Proyectos – Investigación y Desarrollo – Por lo general, se requerirá un gerente de proyectos de investigación y desarrollo para coordinar el desarrollo de nuevos productos dentro de una empresa. Por lo general, se les pedirá que sigan una estrategia específica de la empresa al desarrollar estos nuevos productos. Usarán esta estrategia como base para su plan de proyecto y se asegurarán de alcanzar todos los objetivos del proyecto de acuerdo con los hitos principales.
Los directores de proyectos de investigación y desarrollo trabajarán muy de cerca tanto con los expertos técnicos como con la alta dirección. Deberán reunirse con estos grupos regularmente para revisar el progreso y generar nuevas ideas para el proyecto.
Gerente de Proyectos – Ingeniería – Un gerente de proyecto de ingeniería es responsable de planificar, administrar y coordinar proyectos o procesos de ingeniería dentro de una organización.
Un título en gestión de proyectos puede ser extremadamente beneficioso para los gerentes de proyectos de ingeniería, ya que esta calificación les proporcionará una amplia gama de habilidades y conocimientos. Los títulos de gestión de proyectos suelen incluir módulos relacionados con el trabajo en equipo, la planificación y la metodología. Además de estas habilidades, un gerente de proyecto de ingeniería también debe tener una experiencia significativa dentro de la industria específica en la que está trabajando.
Gerente de Proyectos – Tecnología – Por lo general, se requerirá que un gerente de proyecto de tecnología planifique, administre y coordine el desarrollo de nuevas tecnologías dentro de una empresa. Esto podría implicar cualquier cosa, desde el desarrollo de nuevas tecnologías de software o hardware.
Un título en gestión de proyectos puede ser extremadamente beneficioso para los gerentes de proyectos de tecnología, ya que esta calificación está diseñada para equipar a los estudiantes con las habilidades y los conocimientos necesarios para administrar proyectos de cualquier tamaño. Los gerentes de proyectos de tecnología generalmente trabajarán en un campo específico y, a menudo, se requiere que tengan una experiencia significativa en esa área.
“Un gerente de proyecto es responsable de administrar el equipo y garantizar que los objetivos se cumplan y los entregables se completen a tiempo”. Además de administrar la producción de un producto o servicio específico, ciertos roles de administración de proyectos también pueden requerir que sus gerentes administren a las partes interesadas externas para garantizar que tengan una comprensión clara del proyecto y sus objetivos. La gestión de proyectos es una profesión muy variada y puede implicar la coordinación de cualquier combinación de personas, dinero, recursos y materiales. Cada rol diferente requerirá que sus gerentes de proyecto tengan ciertas habilidades para garantizar que sus proyectos sean exitosos.
Gestión de Proyectos – Liderazgo – Por lo general, se requerirá que un gerente de proyecto de liderazgo administre el liderazgo de un proyecto para garantizar que se complete con éxito.
Consideraciones Finales:
La gestión de proyectos es una profesión variada que implica la coordinación de cualquier combinación de personas, dinero, recursos y materiales. Ya sea que trabaje en empresas de ingeniería o TI/software o en cualquier otra industria con proyectos complejos que requieran objetivos de entrega, como la creación e introducción de nuevos sistemas de software: la gestión de proyectos puede ser un trabajo extremadamente satisfactorio donde sus esfuerzos son reconocidos por otros. Los gerentes de proyecto también pueden disfrutar de salarios más altos que la mayoría de las profesiones, ¡y esta puede ser la carrera para usted!
