Управлението на проекти е процес на управление на проект от началото до края. Включва Поставяне на цели, планиране, разпределяне на отговорности и ресурси, измерване на напредъка, идентифициране на рискове и проблеми, когато възникнат, предприемане на коригиращи действия, когато е необходимо, и в крайна сметка постигане на желания резултат навреме. Мениджърите на проекти се фокусират повече върху управлението на хора, отколкото върху процеси или инструменти. Те често са отговорни за гарантирането, че членовете на екипа предоставят това, от което се нуждаят, за да вършат работата си добре, както и за успешното завършване на цялостния проект.
Видове проекти
Проектите са два основни вида: краткосрочни проекти с определен краен срок (като построяване на къща) и дългосрочни стратегически инициативи (като построяване на самолет). За да управлявате ефективно тези различни видове проекти, ще ви трябват различни набори от умения. Например, ако управлявате краткосрочен проект, една от основните ви цели ще бъде да свършите работата навреме и в рамките на бюджета. Въпреки това, ако управлявате дългосрочна стратегическа инициатива, ще трябва да гарантирате, че всеки разполага с ресурсите, от които се нуждае, и че работата му е съобразена с организационните цели.
Управлението на проекти означава да се правят нещата по ефикасен и ефективен начин. Това е систематичен подход за гарантиране, че са предприети всички необходими стъпки за постигане на дадена цел. Управлението на проекта има два основни компонента: планиране на проекта и изпълнение на проекта.
Планирането на проекта се отнася до създаването на план за това как ще направите нещо; това включва създаване на подробен график, идентифициране на ресурси (човешки, финансови, технически) и определяне на обхвата на проекта. Изпълнението на проекта се отнася до действителното изпълнение на плана; то включва преки мениджъри, които следват графика, изпълняват задачите си и изпълняват това, което са обещали. Мениджърът на проекта ще участва и в двете дейности: идентифициране на цели и ресурси, разпределяне на отговорности, наблюдение на напредъка, осигуряване на контрол на качеството и т.н.
Управлението на проекти е включено във всяка част от една организация. Например, то се прилага за разработване на нови продукти, извършване на научноизследователска и развойна дейност (R&D), внедряване на промени в организацията, изграждане на небостъргач или преструктуриране на цяла компания. Отнася се дори за неща като сформирането на спортен отбор. Това означава, че управлението на проекти ще бъде много различно в зависимост от вида на проекта, върху който работите.
Всеки проект е уникален, така че няма стандартни методологии за управление на проекти, които да се прилагат за всяка ситуация. Това означава, че всяка организация ще трябва да разработи свой собствен подход и да създаде персонализирана методология, за да управлява ефективно проектите. Единственото общо между всички организации са инструментите и техниките, използвани от ръководителите на проекти; те включват: диаграми на Гант, PERT диаграми, контролни списъци и т.н.
Ръководителите на проекти също използват широк набор от техники, за да им помогнат да управляват проектите си по-ефективно, включително: използване на правилните методологии за управление на проекти, прилагане на правилните инструменти и избор на правилните процеси за контрол.
Най-важните умения за ръководител на проекти са лидерство, комуникации и междуличностни умения. Ефективните ръководители на проекти също са добри в мотивирането, организирането и управлението на екип.
За да бъдете ефективен ръководител на проекти, трябва да разбирате целите, бизнес процесите и културата на организацията; което означава, че трябва да имате вътрешни познания за това как работят нещата в организацията.
Управление на проекти е от съществено значение за организациите, защото им помага да постигнат целите си по икономически ефективен начин, с по-малък риск и навреме. Организационните цели обикновено се разделят на две големи категории: бизнес цели и цели на проекта.
Бизнес целите са свързани с постигане на общите организационни цели за годината; те включват неща като увеличаване на пазарния дял, подобряване на приходите или намаляване на разходите. Целите на проекта са свързани с постигането на по-непосредствени организационни цели в рамките на конкретни проекти; те включват неща като завършване на сграда, пускане на нов продукт или намаляване на производствените разходи.
Основната отговорност на ръководителите на проекти е да гарантират, че целите на тяхната организация се изпълняват по ефективен начин. Това означава, че те трябва да управляват всички видове проекти (свързани с бизнеса и технически) по рентабилен начин и да ги доставят навреме.
Мениджърите на проекти са отговорни за цялостния контрол на проектите, който включва идентифициране и оценка на целите на проекта, планиране на работни дейности, надзор на изпълнението, мониторинг на напредъка и измерване на резултатите. Управлението на проекта е включено от момента, в който проектът започне до края му, за да се гарантира, че всичко върви гладко. Важно е, защото помага на организациите да постигнат целите си по ефективен начин.
Значението на управлението на проекти е очевидно във факта, че почти всяка компания ще има ръководител на проекти някъде в организацията си. В много случаи може да е трудно да се идентифицират кои са тези хора, така че тази глава разглежда различните типове ръководители на проекти и техните роли и отговорности.
Мениджърът на проекта носи крайната отговорност за надзора на проект, вероятно включващ множество екипи.
Мениджърът на проекта е отговорен за управлението на своя екип и гарантира, че целите са изпълнени и резултатите са завършени навреме. Степента по управление на проекти може да бъде изключително полезна за мениджъри на инженерни проекти, които ще трябва да имат значителен опит в тази индустрия, както и значителни лидерски умения. Висококвалифицираните мениджъри на проекти могат също така да изберат да поемат висши управленски роли или да станат ръководител на Enterprise PMO на конкретен отдел, като операции или финанси. Може би поради високата заплата, свързана с тази работа, има повече студенти, които се записват в следдипломно обучение, за да научат за нея, като предложенията за курсове се разширяват в колежи по света, където се преподават тези умения – което стимулира растежа на тази професия много бързо. Да бъдеш ръководител на проекти може да е шансът да помогнеш на организацията си да постигне успех, а заплатата е чудесен начин да издържаш семейството си. Може да се окажем, че търсим тези професионалисти във фармацевтични компании, производствени, инженерни и строително ориентирани предприятия, ИТ/софтуерни фирми или всяка друга индустрия, която има сложни проекти с постижими цели, като например създаването и въвеждането на нова софтуерна система.
Различни видове ръководители на проекти:
Ръководител проект - Това е едно от най-често използваните заглавия в организациите. Мениджърът на проекти в една организация обикновено ще отговаря за управлението на всякакъв вид проекти, които се предприемат, поради което е известен също като генерален или мулти-проектен мениджър. Няма значение дали проектите са технически или бизнес ориентирани; ръководителят на проекта все още ще отговаря за всички видове проекти, провеждани в рамките на организацията.
Всички генерални мениджъри/мениджъри на множество проекти имат сходни отговорности, които включват следното: – Определяне на това, което трябва да се направи, за да се постигнат целите на проекта – Организиране на работните дейности, за да се гарантира, че са завършени по ефективен начин – Уверяване, че изискваните ресурси (човешка сила, пари и материали) са на разположение, когато е необходимо – Защита на целостта на проекта и управление на всички рискове, за да се гарантира, че те не засягат други области в рамките на организацията – Гарантиране, че всеки, участващ в проекта, разбира своята роля – Отчитане на напредъка на висшето ръководство и заинтересованите страни и предоставя редовни отчети по проекта
Ръководител на проекта – технически – Този тип ръководител на проекти е отговорен за управлението на технически проекти в една организация. В някои случаи те са известни също като програмни мениджъри или продуктови мениджъри. Въпреки че могат да отговарят за управлението на проекти като всеки друг ръководител на проекти, основният им фокус обикновено е върху техническите аспекти на тези проекти. Например, технически ръководител на проекти може да отговаря за извеждането на нова версия на съществуващ продукт или разработването на чисто нови продукти, които ще бъдат продавани на клиенти.
В много случаи е възможно да има един човек, който е едновременно ръководител на проекта и технически ръководител на проекта. Основната разлика е, че техническият мениджър на проекти е по-ангажиран в реалното разработване на продукти, докато всеобхватните ръководители на проекти ще бъдат по-фокусирани върху гарантирането, че целите са изпълнени и проектите са изпълнени в рамките на бюджета и в срока.
Мениджър на проекти – Бизнес – Мениджърът на бизнес проекти обикновено отговаря за управлението на проекти, които са насочени главно към подобряване на вътрешната работа на организацията. Това може да включва разработване на нови политики или процедури, подчертаване на области, в които могат да бъдат направени подобрения и прилагане на промени в организацията.
Мениджърите на бизнес проекти работят много тясно с други членове на тяхната организация, като например висшия мениджърски екип. От тях ще се изисква да докладват редовно за постигнатия напредък и въздействието на въведените промени.
Мениджърите на бизнес проекти ще имат много подобна роля на генералните мениджъри/мениджърите на множество проекти, въпреки че са особено фокусирани върху подобряването на бизнес операциите на организацията. Въпреки че не участват в действителното изграждане на продукти, мениджърите на бизнес проекти могат да бъдат инструмент за подобряване на крайния резултат на организацията.
Ръководител на проекта – Маркетинг – Мениджърът на маркетингови проекти обикновено разработва нови кампании за популяризиране на определен продукт или услуга. Както при всеки друг тип мениджър на проекти, те ще трябва да гарантират, че всички цели на проекта са изпълнени и да проследяват напредъка по време на проекта.
Мениджърите на маркетингови проекти са склонни да работят в тясно сътрудничество с редица други лица в организацията, особено тези в отделите за маркетинг и продажби. Една от основните им цели е да рекламират продуктите или услугите, които управляват.
В много случаи мениджърите на маркетингови проекти ще трябва да разработят предложение за проект. Това е подобно на всяко друго предложение за проект, тъй като включва информация за маркетинговия план, използван от дадена организация, и как маркетингът ще се възползва от предложената промяна.
В допълнение към включването на финансови данни в своите отчети, мениджърите на маркетингови проекти също са длъжни да определят показателите, които ще се използват за измерване на успеха. Например, мениджър на маркетингов проект може да разработи нова рекламна кампания за организация. За да определят успеха на тази кампания, те могат да използват редица различни измервания, включително статистика за задържане на клиенти и проценти на реализация.
Мениджър на проекти – ИТ – Мениджърът на проекти за информационни технологии обикновено ще трябва да планира, управлява и координира пускането на нови ИТ продукти. В много случаи това може да включва управление на чисто нов цикъл на разработка на софтуер или хардуер, който се използва от организация.
Мениджърите на ИТ проекти ще работят много тясно с други лица в рамките на тяхната организация, като например екипа за техническо развитие. От тях ще се изисква да наблюдават напредъка и да гарантират, че целите са изпълнени и резултатите завършени навреме.
Мениджърите на ИТ проекти ще имат редица различни отговорности, за да се уверят, че са успешни. Те включват поддържане на висшето ръководство актуално по отношение на целия постигнат напредък.
Ръководител на проекта – Строителство – Мениджърът на строителен проект обикновено ще трябва да управлява развитието на нова сграда или инфраструктурен проект. Това може да включва всичко - от една къща до големи обществени проекти като пътища и мостове.
Ръководителите на строителни проекти не е задължително да имат предишен опит като генерален мениджър/мениджър на множество проекти. От тях обаче ще се изисква да имат предишен опит в строителната индустрия и да знаят как работят някои аспекти на големи проекти. Те също така ще трябва да могат да управляват ефективно своите ресурси. Това може да включва необходимост от вземане на трудни решения като разсрочване и/или съкращаване на елементи от проекта.
Ръководител на проекта – Изследвания и развитие – Мениджърът на проекти за изследване и развитие обикновено ще трябва да координира разработването на нови продукти в рамките на една компания. Обикновено от тях ще се изисква да следват специфична фирмена стратегия, когато разработват тези нови продукти. Те ще използват тази стратегия като основа за техния план на проекта и ще гарантират, че постигат всички цели на проекта в съответствие с всички основни етапи.
Ръководителите на проекти за научноизследователска и развойна дейност ще работят много тясно както с техническите експерти, така и с висшето ръководство. Те ще трябва редовно да се срещат с тези групи, за да преглеждат напредъка и да обмислят нови идеи за проекта.
Ръководител на проекти – Инженеринг – Мениджърът на инженерни проекти е отговорен за планирането, управлението и координирането на инженерни проекти или процеси в организацията.
Степента по управление на проекти може да бъде изключително полезна за мениджърите на инженерни проекти, тъй като тази квалификация ще им предостави широк спектър от умения и знания. Степените по управление на проекти обикновено включват модули, свързани с екипна работа, планиране и методология. В допълнение към тези умения, мениджърът на инженерни проекти трябва също да има значителен опит в специфичната индустрия, в която работи.
Мениджър на проекти – Технологии – Мениджърът на технологичен проект обикновено ще трябва да планира, управлява и координира развитието на нови технологии в рамките на една компания. Това може да включва всичко от разработването на нов софтуер или хардуерни технологии.
Степента по управление на проекти може да бъде изключително полезна за ръководителите на технологични проекти, тъй като тази квалификация е предназначена да предостави на студентите уменията и знанията, необходими за управление на всякакъв размер на проекта. Мениджърите на технологични проекти обикновено работят в конкретна област и често се изисква да имат значителен опит в тази област.
„Мениджърът на проекта е отговорен за управлението на екипа и гарантира, че целите са изпълнени и резултатите завършени навреме.“ В допълнение към управлението на производството на конкретен продукт или услуга, определени роли за управление на проекти могат също да изискват от техните мениджъри да управляват външни заинтересовани страни, за да се гарантира, че те имат ясно разбиране за проекта и неговите цели. Управлението на проекти е изключително разнообразна професия и може да включва координиране на всякакви комбинации от хора, пари, ресурси и материали. Всяка различна роля ще изисква техните ръководители на проекти да имат определени умения, за да гарантират, че проектите им са успешни.
Управление на проекти – Лидерство – Мениджърът на лидерски проекти обикновено ще трябва да управлява ръководството на проект, за да се гарантира, че той е завършен успешно.
Заключителни мисли
Управлението на проекти е разнообразна професия, която включва координиране на всякакви комбинации от хора, пари, ресурси и материали. Независимо дали работите в инженерни или ИТ/софтуерни фирми или друга индустрия със сложни проекти, изискващи постижими цели, като например създаването и въвеждането на нови софтуерни системи: управлението на проекти може да бъде изключително удовлетворяваща работа, когато вашите усилия се признават от другите. Мениджърите на проекти също се радват на по-високи заплати от повечето професии – и това може да е кариерата за вас!
