Lorsqu'il s'agit de changer de système de gestion de l'apprentissage, trop d'entreprises ne tiennent compte que des dépenses initiales.
Cependant, chaque LMS coûte à la fois du temps et de l'argent et il peut être difficile de déterminer le coût réel d'un système de gestion de l'apprentissage. Voici pourquoi les coûts cachés doivent être pris en compte dans le calcul LMS. Dans cet article, j'ai partagé "Le véritable coût d'un système de gestion de l'apprentissage".
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Table des matières
Un regard sur le coût réel d'un système de gestion de l'apprentissage
Changer un système de gestion de l'apprentissage est une décision simple pour de nombreuses entreprises. Selon une étude du Brandon Hall Group, 44 % des entreprises ne sont pas satisfaites de leur LMS actuel et 48 % envisagent une technologie d'apprentissage nouvelle ou différente.
La décision de changer de système de gestion de l'apprentissage est simple ; la partie difficile est de décider quel LMS acheter.
Le coût d'un système de gestion de l'apprentissage est également important dans cette décision ; selon la même étude du Brandon Hall Group, les systèmes de gestion de l'apprentissage représentent 38 % des dépenses typiques en technologie d'apprentissage.
Lorsqu'elles choisissent de modifier leur système de gestion de l'apprentissage, trop d'entreprises se contentent d'évaluer le coût monétaire initial des offres potentielles.
Lorsqu'il s'agit de changer de système de gestion de l'apprentissage, la réalité est qu'il y a plusieurs coûts, à la fois initiaux et cachés, qui doivent être pris en compte. Ces coûts peuvent inclure à la fois du temps et de l'argent.
Voici une illustration simple du marché. Une entreprise de 500 personnes souhaite passer à un système de gestion de l'apprentissage avec des possibilités d'analyse et de personnalisation complètes, et elle a réduit ses choix au LMS open source Moodle et au Coassemble basé sur le cloud.
La direction compare les deux systèmes de gestion de l'apprentissage et découvre que Moodle est gratuit, tandis que Coassemble vous coûtera 699 $ par mois. Ils prennent la décision rationnelle de migrer vers Moodle.
Cependant, des mois plus tard, la société déplore sa décision après avoir dépensé des milliers de dollars et d'innombrables heures sur leur LMS "gratuit". Pourquoi?
Les solutions de système de gestion de l'apprentissage peuvent être associées à des couches de frais cachés que de nombreuses entreprises ne voient pas venir, tout comme un billet d'avion peut attirer des clients potentiels en apparaissant peu coûteux, puis accumuler des coûts supplémentaires après coûts supplémentaires jusqu'à ce qu'il ne ressemble en rien au prix initial.
Regardons combien coûte réellement un système de gestion de l'apprentissage.
Les coûts dont tout le monde est conscient
Ces dépenses sont appelées « coûts essentiels ». Ils incluent tous les frais de licence, les frais d'installation uniques, d'autres modèles de tarification, ainsi que le coût du système de gestion de l'apprentissage tel qu'affiché sur la boîte.
Ces coûts tangibles peuvent aller de centaines de dollars à rien du tout, mais comme nous le verrons plus tard, ils ne représentent qu'une partie du tableau en ce qui concerne le coût réel d'un système de gestion de l'apprentissage.
Modèles de tarification
Le modèle de prix d'un système de gestion de l'apprentissage est le coût le plus évident. Les systèmes de gestion de l'apprentissage peuvent être classés en deux types : basés sur le cloud et auto-hébergés. Des systèmes de prix différents s'appliquent à chacun de ces groupes.
Le paiement par utilisateur, le paiement à l'utilisation ou des frais de licence peuvent être facturés pour les systèmes de gestion de l'apprentissage basés sur le cloud. Les modèles de paiement par utilisateur fonctionnent de deux manières : ils peuvent facturer les entreprises pour chaque utilisateur qui s'inscrit pour utiliser le LMS (appelés utilisateurs "enregistrés") ou pour chaque utilisateur qui se connecte et interagit avec le matériel LMS (appelé " utilisateurs actifs »).
Une redevance mensuelle de 5 $ par utilisateur enregistré est un exemple de système de tarification. Latitude Learning et Skillsoft sont deux LMS qui utilisent ce barème de prix.
Les modèles de paiement à l'utilisation facturent les entreprises pour chaque utilisation de leur système de gestion de l'apprentissage. Étant donné que «l'utilisation» peut signifier de nombreuses choses différentes, ces modèles peuvent varier considérablement.
Certaines définitions fréquentes de « l'utilisation » incluent : Chaque utilisateur paie des frais pour chaque cours qu'il suit, ainsi que des frais pour chaque module auquel il accède.
Les frais de licence sont des paiements uniques qui vous permettent d'utiliser un LMS pendant une durée spécifique. Par exemple, quel que soit le nombre de personnes utilisant leur LMS, un fournisseur peut facturer des frais annuels.
Les LMS auto-hébergés sont des systèmes de gestion de l'apprentissage qui sont hébergés sur des serveurs d'entreprise ou tiers par l'organisation qui les emploie. Des licences perpétuelles, des licences périodiques et des modèles gratuits sont tous disponibles pour les systèmes de gestion de l'apprentissage auto-hébergés.
Les licences perpétuelles ont un paiement unique unique qui nous assure du système de gestion de l'apprentissage aussi longtemps que le client l'exige, tandis que les licences périodiques ont un coût unique qui garantit l'utilisation du système de gestion de l'apprentissage aussi longtemps que le client a besoin.
Les modèles gratuits sont des logiciels open source comme Moodle qui sont disponibles pour tout le monde sans frais initiaux. Ceux-ci seront discutés plus bas.
Frais d'installation
Certains fournisseurs de LMS facturent des frais d'installation en tant que paiement unique pour mettre en œuvre un LMS. Un LMS basé sur le cloud coûte généralement entre 4,000 7,000 et 25,000 XNUMX USD, tandis qu'un LMS auto-hébergé peut coûter jusqu'à XNUMX XNUMX USD.
Cela comprend généralement l'installation du système de gestion de l'apprentissage en question, une formation du personnel, un niveau de support de base (par exemple, par e-mail) et une quantité de base de personnalisation (par exemple, les couleurs et l'image de marque de l'entreprise).
Les coûts durs sont compliqués
Il devrait être évident maintenant qu'il est impossible de comparer les prix des systèmes de gestion de l'apprentissage - devez-vous payer 5 $ par utilisateur, 20,000 2 $ pour une licence annuelle ou XNUMX $ par utilisateur et par cours ? Combien coûte la mise en place de chacune de ces options ? Sont-ils auto-hébergés ou basés sur le cloud ?
Il n'y a pas de réponse simple car aucune stratégie de tarification n'est intrinsèquement supérieure à une autre. – Si vous avez une base d'utilisateurs actifs, Pay-Per-User peut être moins cher que Pay-Per-Use, cependant un système de gestion de l'apprentissage avec un coût de licence peut être nécessaire si vous avez un grand nombre d'employés. La recherche et l'analyse de ces frais peuvent prendre du temps et être stressantes… Il s'agit simplement des coûts initiaux.
Le coût caché d'un système de gestion de l'apprentissage
Les coûts cachés d'un LMS sont les coûts dont vous ne prenez connaissance qu'après avoir choisi un système de gestion de l'apprentissage. Lors du calcul du coût total d'un LMS, l'un des éléments les plus importants à prendre en compte est le temps.
Si votre nouveau LMS a un coût initial faible ou nul mais consomme beaucoup de temps pour l'entreprise, il peut finir par être plus cher qu'un système de gestion de l'apprentissage avec un coût initial élevé mais s'intègre sans effort dans les procédures de votre organisation.
À titre d'exemple, considérons le modèle de tarification gratuit et open source :
Situation précaire des logiciels open-source
Les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) qui sont open-source peuvent être téléchargés gratuitement et adaptés pour répondre aux besoins d'une entreprise. Moodle, selon Capterra, est le système de gestion de l'apprentissage le plus utilisé au monde. Cependant, bien que l'utilisation de LMS open source en tant que système de gestion de l'apprentissage principal soit gratuite, leur utilisation en tant que LMS principal ne l'est pas.
Pour commencer, vous devrez installer votre LMS open source sur un serveur. Vous devrez choisir une configuration de serveur en fonction du nombre d'utilisateurs que vous attendez et de leurs habitudes d'utilisation, qui peuvent être difficiles à prévoir.
Si vous ne mettez pas à niveau le serveur pendant au moins quelques années, vous serez confronté à des frais de serveur récurrents. Il est peu probable que votre service informatique ait l'expertise nécessaire pour sélectionner et configurer un serveur adéquat, vous devrez donc faire appel à un fournisseur informatique professionnel. Cela vous coûtera environ 4,000 XNUMX $.
Ensuite, personnalisez votre système de gestion de l'apprentissage en ajoutant et en supprimant des fonctionnalités, ainsi qu'en modifiant l'utilisateur IX et la conception. La personnalisation de Moodle coûte des milliers de dollars et apporter des modifications importantes coûte des dizaines de milliers.
Vous devrez former vos employés pour terminer la configuration de votre LMS "gratuit". Si vous n'êtes pas en mesure de le faire, vous devrez recruter quelqu'un qui le peut.
Ensuite, il y a les dépenses courantes. Vous devrez payer des frais d'hébergement et de certificat de sécurité du côté de l'administration.
Du côté du recrutement, les LMS open source nécessitent au moins un administrateur pour suivre les problèmes de site et de serveur. Vous devrez également engager un développeur eLearning si vous souhaitez créer du contenu LMS.
Lorsque vous comparez ces coûts cachés à un système de gestion de l'apprentissage comme Coassemble, qui coûte entre 99 $ et 1199 $ par mois et comprend une assistance complète et une équipe de développement interne pour aider à la conversion eLearning, vous verrez que cela va avec un système de gestion de l'apprentissage. avec des coûts fixes plus élevés peut vous faire économiser beaucoup d'argent.
Comme vous pouvez le constater, ce n'est pas parce que les LMS open source n'ont pas de «coûts fixes» qu'ils sont gratuits. En effet, ils peuvent être plus coûteux qu'un LMS avec un prix de licence unique.
De plus, les LMS "gratuits" consomment du temps. Il est temps d'embaucher des experts en informatique pour configurer les serveurs et personnaliser le système de gestion de l'apprentissage. Il est temps de commencer à mettre en place de nouvelles procédures.
Il est temps de former vos employés ou de recruter quelqu'un qui le peut. Il est temps d'embaucher de nouveaux administrateurs LMS ou développeurs internes pour créer du nouveau matériel de système de gestion de l'apprentissage.
Ce n'est pas seulement vrai pour les systèmes de gestion de l'apprentissage open source ; tout LMS inclut des coûts monétaires et de temps cachés, tels que la formation du personnel et la conversion des ressources.
Les coûts essentiels et les coûts cachés ont une relation inverse
Systèmes de gestion de l'apprentissage ayant les « coûts essentiels » les plus élevés ont souvent les « coûts cachés » les plus bas. À première vue, payer 25,000 XNUMX $ pour l'accès à un LMS auto-hébergé peut sembler excessif, mais lorsque vous réalisez que le prix comprend l'installation et la modification du système par des professionnels qualifiés, ainsi que la formation du personnel et le support client continu, vous trouverez peut-être que vous Je suis tombé sur un vol. Ces coûts essentiels sont également plus faciles à prévoir que les coûts cachés.
Le fait n'est pas que les entreprises souhaitant remplacer leur système de gestion de l'apprentissage doivent en choisir un avec des dépenses élevées. Les LMS open source sont souvent la meilleure alternative.
L'idée est que tous les systèmes de gestion de l'apprentissage vous coûtent quelque chose d'une manière ou d'une autre, que ce soit de l'argent, du temps ou d'autres ressources. Lorsqu'il s'agit de changer de LMS, trop d'entreprises se contentent d'examiner les coûts essentiels. Dans l'équation LMS, il est temps de commencer à penser aux coûts cachés.
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